Vừa gõ xong báo cáo công ty, điện thoại đã rung tin nhắn hỏi “shop còn hàng không chị”. Nhiều người vừa đi làm vừa bán online than rằng quản lý công việc kiểu này dễ rối như tơ vò. Buổi sáng lo deadline sếp giao, buổi trưa tranh thủ đóng gói vài đơn, tối về lại ngồi trả lời khách trên điện thoại. Không ghi lại thì việc nào cũng dễ trôi qua, rồi quên mất lúc nào không hay. Chúng tôi từng nói chuyện với khá nhiều bạn làm văn phòng kiêm bán hàng tay trái. Câu than phổ biến nhất luôn là: không nhớ nổi hôm nay còn việc gì chưa làm.
Vừa Đi Làm Vừa Bán Hàng Online Khiến Nhiều Người Khó Quản Lý Thời Gian
Cái khó không nằm ở việc thiếu chăm chỉ. Vấn đề là hai vai trò cùng đòi hỏi sự tập trung, mà đầu óc con người chỉ có một. Ở công ty, bạn cần hoàn thành báo cáo đúng giờ, họp hành đúng lịch. Về tới nhà, đơn hàng lại chờ đóng gói, khách nhắn tin hỏi giá liên tục. Nếu không có cách quản lý công việc rõ ràng, hai việc này chồng lên nhau ngay lập tức. Có buổi tối bạn vừa soạn hợp đồng công ty, vừa canh tin nhắn trả lời khách mua hàng. Kết quả là cả hai việc đều làm nửa vời, chẳng việc nào ra hồn.
Rắc rối lớn hơn xuất hiện khi không có công cụ hỗ trợ đi kèm. Nhớ trong đầu chỉ ổn khi việc còn ít và đơn giản. Shop bán được vài chục đơn một tháng thì trí nhớ không theo kịp nữa. Có bạn quên gửi hàng cho khách vì mải lo deadline công ty, mất luôn một khách quen lâu năm. Có bạn lại quên báo cáo sếp vì bận đóng gói đơn ngay giờ nghỉ trưa. Chúng tôi từng thấy nhiều shop nhỏ phát triển đều đặn qua từng tháng. Đến lúc tính chuyện đưa shop online lên công ty, nhiều người mới giật mình. Sổ sách, đơn hàng bị ghi chép lộn xộn suốt một thời gian dài. Bỏ sót việc nhỏ riết rồi thành lỗ hổng lớn.
Mẹo nhỏ chúng tôi hay khuyên là đừng ghi việc rải rác nhiều nơi. Có người vừa dùng sổ tay giấy, vừa ghi chú điện thoại, vừa nhớ nhẩm trong đầu. Ba nơi khác nhau thì kiểu gì cũng sót. Gom hết vào một ứng dụng quản lý công việc duy nhất vẫn tốt hơn nhiều.
Lợi Ích Của Ứng Dụng Quản Lý Công Việc Miễn Phí
Nói ứng dụng quản lý công việc nghe có vẻ là chuyện của dân văn phòng chuyên nghiệp. Công cụ này sinh ra để giải quyết đúng vấn đề mà nhiều người đang gặp. Người vừa đi làm vừa bán hàng thường có quá nhiều đầu việc. Chỗ để ghi nhớ đàng hoàng thì lại quá ít.
Một Chỗ Duy Nhất Cho Cả Việc Công Ty Lẫn Đơn Hàng
Điểm hay đầu tiên là gộp được cả hai loại việc vào một giao diện duy nhất. Bạn tạo một danh sách công việc công ty, một danh sách riêng cho đơn hàng, cùng nằm trong một ứng dụng. Không phải mở app này rồi lại chuyển sang sổ tay khác nữa. Ví dụ ứng dụng như Todoist hay Microsoft To Do bản miễn phí cho phép tạo nhiều dự án con. Một dự án đặt tên “Công ty”, một dự án đặt tên “Shop online”. Mở điện thoại lên, nhìn một màn hình là biết ngay hôm nay còn báo cáo nào chưa nộp, đơn nào chưa gói. Đỡ hẳn cảnh nhớ nhớ quên quên giữa hai thế giới công việc khác nhau. Giá cả cũng là điều đáng nói thêm. Bản miễn phí của hầu hết các ứng dụng này đã đủ dùng cho một người bán hàng nhỏ lẻ. Thường giới hạn khoảng vài trăm task hoặc vài dự án cùng lúc. Chỉ khi nào việc kinh doanh phình to, bạn mới cần nâng cấp lên bản trả phí. Ví dụ khi cần thêm chỗ lưu file, hoặc mời người khác cùng quản lý. Với đa số người vừa đi làm vừa bán hàng, bản miễn phí là quá đủ trong nhiều năm đầu.
Nhắc Việc Tự Động, Đỡ Trôi Mất Deadline Lẫn Đơn Khách
Tính năng nhắc nhở tự động mới là thứ cứu được nhiều người nhất. Đặt giờ nhắc ba mươi phút trước khi họp công ty, đặt thêm giờ nhắc trước khi đóng gói đơn hàng buổi chiều. Ứng dụng tự đẩy thông báo lên điện thoại, không cần nhớ trong đầu nữa. Chúng tôi từng hướng dẫn một bạn đọc dùng tính năng lặp lại. Đặt nhắc gửi hàng ra bưu điện mỗi ngày lúc năm giờ chiều. Vậy là hết cảnh quên gửi hàng vì mải làm nốt việc công ty. Nếu muốn tìm thêm mẹo dùng phần mềm, bạn ghé qua chuyên mục bài viết công nghệ của chúng tôi. Ở đó có khá nhiều hướng dẫn dùng ứng dụng thực tế.
Sai lầm thường gặp là đặt quá nhiều nhắc nhở cùng lúc, đến mức điện thoại kêu liên tục cả ngày. Kết quả là bạn quen tay bấm tắt mà không đọc nội dung nhắc nhở nữa. Chúng tôi khuyên chỉ nên đặt nhắc cho việc thật sự quan trọng, đừng biến điện thoại thành cái chuông báo động suốt ngày.
Cách Sử Dụng Hiệu Quả Cho Người Có Hai Vai Trò Cùng Lúc
Có ứng dụng quản lý công việc trong tay chưa chắc đã dùng hiệu quả ngay. Cách sắp xếp mới là phần quyết định bạn có đỡ mệt hơn hay không.
Phân Loại Việc Theo Mức Ưu Tiên Của Từng Vai Trò
Đừng gộp chung tất cả việc vào một danh sách dài dằng dặc. Tách rõ việc nào thuộc công ty, việc nào thuộc shop, rồi mới xếp mức ưu tiên trong từng nhóm riêng. Việc công ty có deadline cứng thường ưu tiên trước, vì trễ hạn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lương thưởng. Việc bán hàng thì ưu tiên theo đơn nào khách đang chờ gấp nhất. Một sai lầm hay gặp là xếp việc nhỏ nhặt lên đầu danh sách chỉ vì nó dễ làm. Trong khi đó, việc quan trọng lại bị đẩy xuống cuối. Cách sửa khá đơn giản: mỗi sáng dành năm phút nhìn lại danh sách. Đánh dấu ba việc bắt buộc phải xong, trước khi thêm việc mới vào. Một mẹo hay là dùng màu sắc hoặc nhãn dán để phân biệt việc công ty và việc bán hàng ngay trên danh sách. Chỉ liếc mắt qua màu là biết ngay việc đó thuộc phần nào. Cách này giúp bạn không mất công đọc hết tiêu đề mới hiểu được đây là việc của ai.
Dành Khung Giờ Cố Định Riêng Cho Việc Bán Hàng
Không nên xử lý đơn hàng rải rác suốt cả ngày, vì mỗi lần bị ngắt quãng là mất tập trung vào việc công ty. Thay vào đó, cố định vài khung giờ trong ngày chỉ để lo chuyện bán hàng thôi.
- Giờ nghỉ trưa: xem đơn mới, trả lời tin nhắn khách đang hỏi giá.
- 17 giờ đến 17 giờ 30: đóng gói, chuẩn bị hàng gửi đi trong ngày.
- Tối trước khi ngủ: chốt sổ, kiểm lại đơn nào còn thiếu thông tin giao hàng.
Cách chia khung giờ này giúp việc công ty không bị ngắt quãng liên tục suốt ngày dài. Khi shop bắt đầu đông khách hơn, nhiều bạn tính chuyện làm thêm một website bán hàng chuyên nghiệp riêng, thay vì chỉ chốt đơn qua tin nhắn rời rạc như trước. Lúc đó khung giờ cố định lại càng cần thiết, vì quản lý thêm một website cũng tốn kha khá thời gian mỗi ngày.
Chọn Đúng Ứng Dụng, Hai Vai Trò Không Còn Là Gánh Nặng
Dùng đúng ứng dụng quản lý công việc miễn phí không biến bạn thành người có thêm thời gian từ hư không. Nó chỉ giúp bạn nhìn rõ hôm nay phải làm gì, việc nào trước việc nào sau. Với người vừa đi làm vừa bán hàng online, nhìn rõ vậy đã là một nửa chặng đường rồi.
Nếu thấy quen dùng rồi, cứ thử thêm một bước nữa. Mỗi tối dành ba phút, viết ra ba việc quan trọng nhất của ngày mai. Một việc cho công ty, một cho shop, một cho bản thân. Khi shop online đã lớn dần, nhiều bạn bắt đầu tính chuyện thành lập công ty. Thói quen ghi việc rõ ràng ngay từ bây giờ sẽ giúp việc chuyển đổi đỡ bỡ ngỡ hơn nhiều. Bắt đầu từ việc nhỏ, làm đều đặn mỗi ngày, rồi mọi thứ sẽ dần vào guồng.
