Đây là câu hỏi chúng tôi gặp nhiều nhất từ các chủ shop nhỏ. Phần lớn buổi tư vấn đều bắt đầu từ cùng một lo lắng: không có ngân sách thuê đội IT, nên chủ shop tự tìm hiểu giữa hàng chục phần mềm khác nhau. Có người mất cả tháng mà vẫn chưa chọn được công cụ phù hợp.
Bài viết này tổng hợp từ những lần chúng tôi hỗ trợ các shop online chuyển từ sổ sách giấy sang dùng ứng dụng. Mục tiêu là giúp bạn bớt thời gian thử sai. Bài sẽ nói về lý do nên dùng công cụ này, cách xử lý đơn và tồn kho, cách phân việc nội bộ, và một số tiêu chí chọn lựa.
Vì sao cần một ứng dụng quản lý bán hàng lúc này
Một shop online hiện nay hiếm khi chỉ bán trên một kênh. Có shop vừa chạy Facebook, vừa đăng sản phẩm lên sàn thương mại điện tử. Khách quen còn nhắn Zalo để đặt riêng. Khi dữ liệu nằm rải rác ở nhiều nơi, nguy cơ nhận trùng đơn hay quên giao hàng tăng lên rất nhanh.
Một bạn bán mỹ phẩm nhỏ, doanh thu chưa tới trăm triệu mỗi tháng, từng than làm không kịp thở. Khi xem kỹ, vấn đề không nằm ở số lượng đơn. Bạn quản lý mọi thứ bằng Excel và giấy note dán kín màn hình. Đến lúc kiểm kho cuối tháng, số liệu lệch khá nhiều mà không ai biết lệch từ đâu.
Một ứng dụng đáng dùng nên làm được ba việc: gom đơn từ nhiều kênh về một chỗ, theo dõi tồn kho gần như tức thời và nhắc việc cho từng nhân sự. Thiếu một trong ba, bạn vẫn phải làm thủ công phần còn lại, và sai sót sẽ tiếp tục lặp lại.
Xử lý đơn hàng và tồn kho sao cho không lệch
Nhiều chủ shop nghĩ chỉ cần có app ghi đơn là đủ. Thực tế phức tạp hơn: ghi đơn chỉ là bước đầu của một chuỗi việc.
Khi đơn được chốt, hệ thống cần trừ kho ngay. Nếu chậm, shop rất dễ bán trùng món đã hết. Ngược lại, khi hàng về, số tồn phải được cập nhật ngay, đừng đợi đến cuối ngày. Với shop bán quần áo hay giày dép, việc theo dõi theo từng size và màu càng cần chính xác, vì một sai lệch nhỏ cũng đủ làm khách thất vọng.
Nếu bạn đang tìm hiểu riêng mảng thời trang, chúng tôi có bài về phần mềm quản lý shop thời trang, giải thích đặc thù ngành và cách phân loại theo biến thể sản phẩm.
Ngoài tồn kho, công nợ và dòng tiền cũng cần theo dõi sát. Shop nào cho khách ghi nợ hay cho đại lý ứng trước mà không ghi rõ ai nợ bao nhiêu, đến hạn khi nào, thì sớm muộn sẽ vướng rắc rối tài chính. Một ứng dụng tốt sẽ nhắc bạn đến hạn thu tiền, thay vì để bạn nhớ bằng trí nhớ.
Phân việc nội bộ để cả đội không giẫm chân nhau
Ứng dụng tốt không chỉ phục vụ chủ shop mà còn giúp cả đội làm việc trơn tru hơn. Với shop từ ba nhân sự trở lên, nên phân công rõ ai đóng gói, ai giao hàng và ai trả lời tin nhắn khách ngay từ đầu ca.
Có shop từng gặp cảnh hai nhân viên cùng đóng gói một đơn, trong khi một đơn khác bị bỏ quên cả buổi sáng. Nguyên nhân rất đơn giản: không ai biết việc đã giao cho ai. Một công cụ có tính năng phân việc và gắn trạng thái đang xử lý hay đã hoàn tất sẽ giải quyết gọn chuyện này. Nhìn vào bảng việc, cả đội biết mình đang làm gì và việc gì còn trống.
Gần đây, nhiều shop tích hợp thêm công cụ trí tuệ nhân tạo để soạn tin nhắn mẫu, nhắc lịch giao hàng hay tổng hợp báo cáo cuối ngày. Nếu quan tâm xu hướng này, bạn có thể đọc ứng dụng AI giúp công việc văn phòng nhẹ nhàng hơn, trong đó có nhiều ví dụ về việc giảm các thao tác lặp lại mỗi ngày.
Chăm sóc khách ngoài giờ để khách không phải chờ
Điểm nhiều shop online hay bỏ qua là khâu chăm sóc ngoài giờ hành chính. Khách mua online thường nhắn tin buổi tối, thậm chí nửa đêm, lúc chủ shop đã đi ngủ. Nếu tin nhắn không được hồi đáp trong vài giờ, khách có thể quay sang shop khác.
Vì vậy, một số ứng dụng có thêm chatbot trả lời tự động ở mức cơ bản, chẳng hạn báo giờ giao hàng, hỏi lại size hoặc xác nhận đã nhận đơn. Chatbot giữ chân khách trong lúc chờ nhân viên xử lý vào sáng hôm sau. Tuy nhiên, bạn cần đặt câu trả lời đủ rõ ràng để khách không hiểu nhầm về cam kết.
Chúng tôi có bài đi sâu hơn về chủ đề này. Bạn có thể đọc ứng dụng AI chăm sóc khách hàng ngoài giờ làm việc để hiểu cách vận hành và giới hạn khi dùng chatbot cho shop nhỏ.
Một trường hợp thực tế: shop chuyển từ sổ tay sang ứng dụng
Để dễ hình dung, có thể lấy ví dụ một shop bán đồ gia dụng nhỏ. Shop hoạt động hơn hai năm, doanh thu khá ổn định, nhưng chủ shop lúc nào cũng trong trạng thái quá tải.
Ban đầu, mọi đơn được ghi vào một cuốn sổ rồi cuối ngày mới chép lên điện thoại. Có hôm bận quá, vài dòng bị thiếu, dẫn đến giao nhầm địa chỉ. Sau khi chuyển sang ứng dụng có phân quyền nhân viên, mỗi đơn được nhập ngay lúc chốt, không còn chờ đến cuối ngày, và người nhận đơn ghi tên mình vào đó.
Sau khoảng một tháng, số đơn giao sai giảm rõ rệt. Chủ shop có thêm buổi tối để nghỉ ngơi thay vì ngồi đối chiếu sổ sách. Không có gì cao siêu ở đây: công cụ phù hợp chỉ giúp bớt phần việc thủ công vốn dễ sai nhất.
Tiêu chí chọn ứng dụng phù hợp với shop của bạn
Thị trường hiện có rất nhiều lựa chọn, từ bản miễn phí cho shop nhỏ đến phần mềm trả phí cho chuỗi cửa hàng. Để đỡ mất thời gian thử từng cái, bạn có thể cân nhắc các tiêu chí sau trước khi đăng ký.
- Gom đơn đa kênh: ứng dụng nên đồng bộ đơn từ Facebook, sàn thương mại điện tử và tin nhắn trực tiếp, để bạn không phải nhập tay lại từ đầu.
- Giao diện dễ dùng: không phải ai trong shop cũng rành công nghệ, nên thao tác càng đơn giản thì lỗi càng ít.
- Báo cáo doanh thu và tồn kho: giúp bạn quyết định nhập hàng kịp thời, tránh vốn bị ứ đọng ở mặt hàng bán chậm.
- Chi phí hợp quy mô: shop mới mở không nhất thiết phải dùng gói cao cấp nhất ngay từ đầu.
Nếu muốn so sánh thêm các phần mềm cụ thể, bạn có thể xem kho phần mềm quản lý bán hàng mà chúng tôi cập nhật thường xuyên, phân theo ngành hàng để dễ tra cứu. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo tài liệu hướng dẫn thiết lập kho và đơn hàng trên Haravan để hiểu rõ quy trình vận hành của một nền tảng bán hàng online.
Vài lưu ý để tránh rủi ro khi triển khai
Chuyển từ cách làm cũ sang ứng dụng mới không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Nên chạy song song hai hệ thống ít nhất một tuần, giúp nhân viên quen dần thao tác mà không lo mất dữ liệu nếu có trục trặc.
Một điều khác là sao lưu định kỳ. Có shop từng mất gần một tháng dữ liệu đơn hàng vì thiết bị hỏng mà không có bản sao lưu, khiến việc đối chiếu công nợ với khách gần như không thể. Hầu hết ứng dụng hiện nay hỗ trợ sao lưu tự động lên đám mây; bạn chỉ cần bật lên và kiểm tra định kỳ.
Cuối cùng, đừng chọn ứng dụng chỉ vì nhiều người dùng. Mỗi shop có ngành hàng và quy mô nhân sự khác nhau. Hãy dùng thử bản miễn phí, xem có khớp quy trình thực tế của shop mình không, rồi mới gắn bó lâu dài.
Qua quá trình hỗ trợ các shop chuyển đổi, công cụ tốt không cần quá nhiều tính năng phức tạp. Quan trọng là nó giải quyết đúng việc hằng ngày của shop: gom đơn, theo dõi kho và chăm sóc khách kịp lúc. Nếu bạn đang cân nhắc chuyển đổi, hãy bắt đầu từ những tiêu chí cơ bản rồi điều chỉnh dần theo cách shop vận hành thực tế.
