Nhiều chủ shop online tại Hà Nội, ngay khi vừa lên công ty, đã cuống cuồng tìm dịch vụ kế toán thuế tại hà nội vì sợ nộp tờ khai trễ, bị phạt ngay từ tháng đầu tiên hoạt động. Có bạn nhắn cho bên mình lúc gần nửa đêm, hỏi dồn dập: hóa đơn bán trên sàn thương mại điện tử với hóa đơn bán trực tiếp gộp chung được không, ai là người đứng ra ký tờ khai, sổ sách bắt đầu từ đâu. Câu chuyện này lặp lại gần như mỗi tháng ở chỗ chúng tôi.
Vừa Lên Công Ty Là Giai Đoạn Nhiều Chủ Shop Online Tại Hà Nội Bỡ Ngỡ Về Kế Toán Thuế Nhưng Chưa Có Kinh Nghiệm Chọn Dịch Vụ Sao Cho Phù Hợp
Hồi còn bán hàng dưới dạng hộ kinh doanh cá thể, sổ sách đơn giản, nhiều bạn tự ghi vào một cuốn sổ tay hoặc file Excel, thuế khoán đóng theo quý, không ai đòi hỏi gì nhiều. Lên công ty là chuyển hẳn sang một cuộc chơi khác, phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng, phải kê khai theo tháng hoặc quý, phải nộp báo cáo tài chính cuối năm. Không ít chủ shop cố tự làm vài tháng đầu cho tiết kiệm, rồi phát hiện mình đã kê sai mã số thuế nhà cung cấp, hoặc quên không kê khai một khoản chi phí hợp lệ, dẫn tới bị truy thu.
Chúng tôi từng gặp một chị bán mỹ phẩm online ở khu Cầu Giấy, mở công ty được ba tháng thì mới gọi điện nhờ hỗ trợ, lúc đó tờ khai quý một đã nộp trễ gần hai tuần. Vấn đề không nằm ở việc chị không chăm, mà ở chỗ chị chưa từng làm kế toán bao giờ, tự mày mò phần mềm hóa đơn điện tử mà không biết quy tắc ghi nhận doanh thu theo từng kênh bán.
Nhiều chủ shop khác lại loay hoay ở khâu chọn ai làm cho mình. Thuê một kế toán viên full-time thì tốn lương hằng tháng trong khi khối lượng việc chưa nhiều, mà tự tìm dịch vụ thuê ngoài thì lại không biết đơn vị nào uy tín, giá cả ra sao là hợp lý. Cũng có công ty vừa khắc dấu xong, còn tổ chức một buổi nhỏ mời vài đối tác thân, đặt luôn một chiếc bánh kem khai trương ghi lời chúc ý nghĩa để đánh dấu cột mốc chuyển đổi, nhưng phía sau hậu trường thì sổ sách vẫn còn bỏ ngỏ.
Vì Sao Chủ Shop Online Mới Lên Công Ty Cần Dịch Vụ Kế Toán Thuế
Một trong những khác biệt lớn nhất khi lên công ty là nghĩa vụ kê khai không còn khoán mà tính theo số liệu thực tế. Doanh thu bao nhiêu, chi phí bao nhiêu, thuế giá trị gia tăng đầu ra trừ đầu vào ra sao, tất cả phải có chứng từ hợp lệ đi kèm. Nếu kê khai sai liên tục trong vài kỳ, cơ quan thuế có thể đưa công ty vào diện rà soát kỹ hơn, mất thời gian giải trình về sau.
Với shop online, cái khó nằm ở chỗ nguồn thu đến từ nhiều kênh cùng lúc: Shopee, TikTok Shop, fanpage Facebook, và có thể cả bán trực tiếp tại cửa hàng nhỏ. Mỗi kênh có cách xuất báo cáo doanh thu khác nhau, có kênh giữ lại phí sàn trước khi chuyển tiền về, có kênh thanh toán qua nhiều ví điện tử. Kế toán phải đối chiếu từng dòng tiền về đúng với đơn hàng, đúng với hóa đơn đã xuất, việc này nếu làm thủ công rất dễ sót hoặc trùng.
Nhà cung cấp cũng vậy, có xưởng may nhỏ xuất hóa đơn viết tay, có nhà nhập khẩu chỉ gửi phiếu thu, có bên lại xuất hóa đơn điện tử chuẩn. Một dịch vụ kế toán thuế quen việc sẽ biết cách phân loại chứng từ nào hợp lệ để khấu trừ, chứng từ nào cần bổ sung thêm giấy tờ mới được tính vào chi phí. Nếu bạn muốn xem cách chúng tôi tổ chức quy trình xử lý hóa đơn cho các shop chuyển đổi lên công ty, có thể ghé tại đây để hình dung rõ hơn.
Giai đoạn công ty mới mở cũng là lúc nhiều bạn tập trung vào truyền thông, ví dụ dựng một góc chụp ảnh đẹp mắt kiểu góc check-in ngày khai trương để đăng story mời khách. Vui thì có vui, nhưng đừng vì mải làm hình ảnh mà quên mất phần sổ sách, vì hai việc này chạy song song chứ không việc nào chờ việc nào.
Kinh Nghiệm Chọn Dịch Vụ Kế Toán Thuế Cho Shop Online Mới Lên Công Ty
Sau nhiều năm làm việc với các công ty mới thành lập từ mô hình shop online, chúng tôi nhận ra một điều: đơn vị kế toán giỏi thuế nói chung chưa chắc đã quen với đặc thù thương mại điện tử. Có kế toán viên làm rất tốt cho công ty sản xuất, nhưng lúng túng khi thấy bảng đối soát của Shopee, không biết tách phí quảng cáo nội sàn ra khỏi doanh thu thuần.
Vì sao nên chọn dịch vụ kế toán thuế tại hà nội hiểu rõ mô hình bán hàng online
Điều đầu tiên bên mình khuyên chủ shop hỏi thẳng khi tìm đơn vị hỗ trợ: từng làm cho bao nhiêu công ty bán hàng qua sàn thương mại điện tử, từng xử lý báo cáo đối soát của Shopee hay TikTok Shop chưa. Một dịch vụ kế toán thuế tại hà nội quen việc sẽ có sẵn mẫu đối chiếu riêng cho từng sàn, biết cách gộp nhiều kênh bán về một bảng kê khai duy nhất mà không bị lệch số. Ngược lại, nếu đơn vị chỉ quen làm cho công ty thương mại truyền thống, mỗi kỳ báo cáo có thể mất thêm vài ngày chỉ để hỏi qua hỏi lại chứng từ.
Ngoài kinh nghiệm ngành, cũng nên xem cách họ làm việc hằng ngày. Có công ty giao hẳn một kế toán phụ trách riêng, trả lời tin nhắn trong ngày; có công ty lại để khách hàng tự gửi chứng từ qua email rồi chờ cuối tháng mới tổng hợp, dễ trễ deadline nộp tờ khai. Với shop online, đơn hàng phát sinh mỗi ngày, nên chọn bên nào phản hồi nhanh, cập nhật sổ sách gần như theo tuần thay vì dồn hết vào cuối quý.
Mức phí nên cân đối ra sao khi doanh thu shop còn nhỏ
Phí dịch vụ kế toán thuế trọn gói ở Hà Nội hiện dao động khá rộng tùy quy mô, thường tính theo số lượng hóa đơn phát sinh mỗi tháng và mức doanh thu khai báo. Với công ty mới mở, doanh thu chưa ổn định, bên mình luôn khuyên chọn gói có thể điều chỉnh linh hoạt theo tháng, thay vì ký hợp đồng cố định cả năm ngay từ đầu. Bảng dưới đây là cách chúng tôi thường tư vấn khách hàng hình dung nhanh sự khác biệt giữa tự làm và thuê ngoài.
| Tiêu chí | Tự thuê kế toán viên riêng | Thuê dịch vụ kế toán thuế trọn gói |
|---|---|---|
| Chi phí hằng tháng | Thường cao hơn vì phải trả lương cứng, đóng bảo hiểm dù việc ít hay nhiều | Tính theo số hóa đơn thực tế, dễ điều chỉnh khi doanh thu còn thấp |
| Xử lý hóa đơn nhiều kênh bán | Phụ thuộc kinh nghiệm cá nhân, dễ chậm khi đơn hàng tăng đột biến dịp sale | Có quy trình đối soát sẵn cho từng sàn thương mại điện tử |
| Rủi ro khi nhân sự nghỉ việc | Gián đoạn sổ sách, phải bàn giao lại từ đầu | Vẫn có người thay thế phụ trách, hồ sơ lưu trữ tập trung |
| Khả năng mở rộng khi công ty lớn dần | Phải tuyển thêm người, đào tạo lại | Nâng gói dịch vụ, không phải thay đổi cả bộ máy |
Nhìn vào bảng trên dễ thấy, câu chuyện không chỉ nằm ở giá rẻ hay đắt, mà ở việc bên nhận việc có theo kịp tốc độ phát sinh đơn hàng của shop hay không. Một số công ty mới, giống như lúc chuẩn bị mở tiệc ra mắt và tham khảo xu hướng thiết kế bánh khai trương theo phong cách nghệ thuật để đồng bộ với bộ nhận diện thương hiệu, cũng nên đầu tư tương tự cho phần sổ sách ngay từ ngày đầu, thay vì để đó rồi xử lý sau.
Kết Luận
Chọn đúng dịch vụ kế toán thuế giúp chủ shop online mới lên công ty tại Hà Nội vận hành đúng quy định ngay từ đầu, tránh những khoản phạt không đáng có chỉ vì thiếu kinh nghiệm sổ sách. Nếu vẫn còn phân vân nên bắt đầu từ đâu, bạn có thể xem thêm dịch vụ kế toán thuế tại hà nội để được tư vấn phù hợp với mô hình kinh doanh online mà mình đang theo đuổi.
Câu hỏi thường gặp
Shop online mới lên công ty có bắt buộc thuê dịch vụ kế toán thuế không?
Không bắt buộc, công ty vẫn có thể tự làm nếu có người rành nghiệp vụ. Nhưng thực tế phần lớn shop online mới chuyển đổi chưa có kế toán nội bộ, nên thuê ngoài giúp giảm rủi ro kê khai sai và tiết kiệm thời gian hơn so với tự mày mò.
Chi phí thuê dịch vụ kế toán thuế cho công ty mới mở khoảng bao nhiêu?
Mức phí phụ thuộc số lượng hóa đơn phát sinh mỗi tháng và loại hình kê khai. Công ty mới, doanh thu còn thấp thường có gói phí thấp hơn, sau đó điều chỉnh dần khi số lượng đơn hàng và hóa đơn tăng lên.
Kế toán thuế có xử lý được hóa đơn bán trên nhiều sàn thương mại điện tử cùng lúc không?
Có, nhưng cần chọn đơn vị đã quen làm với mô hình bán hàng đa kênh. Họ sẽ có sẵn cách đối soát riêng cho từng sàn, gộp về một bảng kê khai chung mà không làm lệch số liệu doanh thu thực tế.
Nếu công ty của bạn vừa chuyển đổi từ shop online và đang cần một đơn vị đồng hành phần sổ sách ngay từ những kỳ kê khai đầu tiên, đội ngũ chúng tôi sẵn sàng ngồi lại nghe cụ thể tình hình kinh doanh để đưa ra phương án phù hợp nhất.
