Tại sao phần mềm quản lý ngày càng phổ biến trong kinh doanh?

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng trong kinh doanh ngày càng trở nên phổ biến ngay cả đối với những của hàng nhỏ. Có thể nói rằng, các phần mềm này đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối hàng hóa, giúp cho việc kinh doanh trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn bao giờ hết. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra cho bạn những lý do tại sao phần mền quản lý ngày càng phổ biến trong kinh doanh.

1. 7 lý do nên sử dụng phần mềm quản lý trong kinh doanh

1.1. Tiết kiệm thời gian, chi phí

  • Tiết kiệm thời gian

Theo cách bán hàng thông thường thì bạn phải ghi chép vào sổ với bất cứ sự thay đổi nào về hàng hóa. Hơn nữa, việc thống kê cũng như tìm kiếm thông tin cũng gặp không ít khó khăn và tốn thời gian. Tuy nhiên, khi sử dụng các phần mềm quản lý, hệ thống sẽ tự động ghi lại mọi chi tiết và việc truy cập, tìm kiếm thông tin cũng vô cùng nhanh chóng.

  • Tiết kiệm chi phí

Để bán hàng theo cách truyền thống, bạn đương nhiên cần phải thuê nhân viên để tính toán, thống kê ngân sách, một nhân viên kho để quản lý xuất nhập tồn,… Tuy nhiên, phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn điều hành cả hệ thống mà không cần thuê nhiều nhân viên.

1.2. Quản lý bán hàng một cách hệ thống

Phần mềm quản lý bán hàng ngày cảng phổ biến với các cửa hàng nhỏ
Phần mềm quản lý bán hàng ngày cảng phổ biến với các cửa hàng nhỏ

Nếu đi đến các siêu thị lớn, khi thanh toán, nhân viên thu ngân chỉ cần đưa mã sản phẩm qua máy quét và chỉ sau vài giây việc thanh toán đã hoàn thành. Rất nhanh chóng và chuyên nghiệp phải không nào. Vì vậy, các phần mềm này sẽ giúp bạn quản lý toàn bộ hàng hóa qua mã vạch và bạn hoàn toàn có thể theo dõi quá trình nhập xuất, lượng hàng tồn kho ngay cả trên thiết bị di động.

1.3. Phù hợp với mọi doanh nghiệp

Dù là quy mô doanh nghiệp của bạn nhỏ hay đã phát triển thì bạn cũng đều phải đối mặt với các vấn đề trong việc quản lý kinh doanh nên vẫn cần phải có phần mềm bán hàng để hỗ trợ bạn. Hơn nữa, các phần mềm này còn có thể thay đổi linh hoạt theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp và có chức năng cập nhật chương trình nếu quy mô của công ty ngày càng mở rộng.

1.4. Kết nối bán hàng đa kênh

Không chỉ hỗ trợ bán hàng tại các cửa hàng, các phần mềm quản lý ngày nay có thể kết nối với các trang mạng xã hội, website hay sàn giao dịch. Chính vì vậy mà thương hiệu doanh nghiệp được mở rộng và cơ hội tiếp cận với khách hàng tiềm năng cao hơn rất nhiều

1.5. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng

Một trong các chức năng của phần mềm quản lý là phân loại đối tượng khách hàng như: khách lẻ hay khách vip. Từ đó, bạn có thể đưa ra các phương án chăm sóc khách hàng phù hợp với mỗi đối tượng.

Phần mềm giúp bạn dễ dàng lưu trữ thông tin khách hàng trong khi thanh toán, từ đó bạn cũng có thể gửi thông báo về các chương trình khuyến mãi của mình cho khách hàng

1.6. Xử lý khối lượng dữ liệu lớn

Đối với bất cứ doanh nghiệp hay cửa hàng nào đều phải đối mặt với việc thống kê hàng ngàn số liệu. Việc thống kê theo cách truyền thống sẽ tạo ra không ít khó khăn và sai sót với các số liệu lớn. Mặt khác, phần mềm quản lý có thể cung cấp con số chính xác, hỗ trợ bạn đưa ra cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của công ty mà không cần chờ kế toán thống kê.

1.7. Hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp

Đã bao giờ bạn đi vào cửa hàng mà cảm thấy bực mình vì hàng hóa không có mã sản phẩm, không in giá niêm yết hay thông tin sản phẩm? Đã bao nhiêu lần bạn phải quay lại hỏi nhân viên bán hàng về giá sản phẩm mỗi khi định mua hàng? Những của hàng như vậy rất thiếu chuyên nghiệp phải không nào? Vì thế, khi xây dựng doanh nghiệp bạn cần đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đều phải chuyên nghiệp trước khi lấy được lòng tin từ khách hàng. Với các phần mềm quản lý, mọi hàng hóa đều được lưu trữ mã, giá niêm yết và in bill rõ ràng khi thanh toán.

2. Top 5 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay

2.1. KiotViet

KiotViet là một trong những phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất hiện nay
KiotViet là một trong những phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất hiện nay

Có thể nói, Kiotviet là phần mềm quản lý bán hàng được nhiều người lựa chọn nhất hiện nay. Với con số lên tới 70.000 người sử dụng và đa phần đều nhận được phản hồi tốt từ khách hàng, Kiotviet đang dần thu hút nhiều người quan tâm

Ưu điểm:

  • Phù hợp với hầu hết các lĩnh vực, từ thời trang, mỹ phẩm đến các sản phẩm xây dựng. Mỗi ngành nghề đều được thiết kế phần mềm với tính năng riêng để phù hợp với mục đích người dùng.
  • Chi phí rẻ: Chỉ với 40.000/ngày, bạn đã có thể sử dụng phần mềm này vào việc quản lý bán hàng. Hơn thế nữa, bạn còn được miễn phí cài đặt, phí triển khai phần mềm và phí nâng cấp.
  • Bán hàng khi không có Internet: mỗi khi mất kết nối Internet, bạn vẫn có thể sử dụng phần mềm này để bán hàng. Ngay khi có kết nối nạng trở lại, mọi dữ liệu sẽ tự động được cập nhật trên hệ thống
  • Tạo các chương trình khuyến mãi: bạn có thể tạo và quản lý 8 chương trình khuyến mãi cùng lúc, như: xả kho cuối năm, mua 1 tặng 1, giờ vàng, ngày vàng,… Bạn chỉ cần quét mã vạch sản phẩm để biết thông tin chương trình khuyến mãi đang áp dụng. Tất cả những thông tin về giá trị khuyến mãi đều được in trên hóa đơn bán hàng giúp người bán và người mua dễ dàng tra soát

Nhược điểm:

  • Về giao diện: chưa được thân thiện trên các thiết bị di động, phân bố bố cục khá phức tạp
  • Về tính năng: không hỗ trợ bán hàng online và hệ thống vận chuyển nếu cửa hàng có nhu cầu chuyển hàng.

2.2. Nhanh.vn

Giao diện phần mềm nhanh.vn
Giao diện phần mềm nhanh.vn

Nhanh.vn là phần mềm quản lý bán hàng có thể đồng bộ hóa các dữ liệu trên website, dịch vụ vận chuyển giúp bạn nắm bắt các thông tin trong hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng và hiệu quả. Cũng giống như các phần mềm quản lý bán hàng khác, Nhanh.vn có những tính năng sau:

  • Quản lý sản phẩm: phần mềm của nhanh.vn có thể lưu trữ khối lượng lớn mã vạch, phân loại thuộc tính sản phẩm qua màu sắc, chất liệu, kích cỡ,..
  • Đồng bộ hóa với các trang bán hàng trực tuyến như lazada, shopee, Adayroi và Vatgia
  • Quản lý kho hàng: bao gồm các số liệu xuất nhập tồn, tạo các báo cáo hàng tuần, hàng tháng, sắp xếp vị trí sản phẩm trong kho một cách hợp lý
  • Quản lý bán hàng ngay cả khi bạn không có ở cửa hàng
  • Hỗ trợ hệ thống vận chuyển: tự động tính phí vận chuyển và so sánh với các đơn vị vận chuyển giúp bạn lựa chọn được địa chỉ chuyển hàng giá rẻ
  • Quản lý nhân viên

Nhược điểm:

  • Quá nhiều thuộc tính nhỏ lẻ khiến người dùng khá bối rối không biết nên sử dụng chức năng nào và tốn nhiều thời gian để tìm hiểm
  • Giao diện: Nhanh.vn cung cấp khá nhiều các tính năng nhưng chúng lại được sắp xếp theo hàng ngang trên thanh menu khiến cho giao diện phần mềm khá rối, gây khó khăn cho người dùng.
  • Thông thường, bạn phải thanh toán từ 6 tháng – 1 năm để sử dụng phần mềm này

2.3. Suno

Phần mềm quản lý Suno được tích hợp trên di động.
Phần mềm quản lý Suno được tích hợp trên di động.

Cũng giống như các phần mềm quản lý bán hàng khách, Suno giúp cho người dùng khái quát được mọi mặt của hoạt động kinh doanh, bao gồm: quản lý hàng tồn kho, thanh toán tiện lợi, quản lý nhân viên, các vấn đề về tiền thu chi,.. Từ đó, người xem có thể nhận thấy kết quả hoạt động của cửa hàng và có chiến lược kinh doanh đúng đắn. Bên cạnh đó, Suno cũng có những đặc tính ưu việt nổi bật khác như:

  • Tạo đơn hàng online
  • Kết nối với các đơn vị vận chuyển
  • Theo dõi và quản lý dòng tiền
  • Quản lý bán hàng trên fanpage

Nhược điểm:

  • Không đồng bộ hóa với các trang bán hàng trực tuyến
  • Phương thức thanh toán còn hạn chế, chỉ bao gồm: tiền mặt, thẻ và chuyển khoản

2.4. Sapo

Phần mềm quản lý bán hàng Sapo.
Phần mềm quản lý bán hàng Sapo.

Đây là một trong những phần mềm quản lý bán hàng được ưa thích nhất trên thị trường hiện nay. Sapo hướng đến những nhà bán lẻ với mong muốn cung cấp một phần mềm bán hàng đa kênh với những giải pháp công nghệ tối ưu nhất

Ưu điểm:

  • Quản lý bán hàng đa kênh, từ offline đến online: kết nối với hầu hết các trang mạng gồm facebook, website và kênh thương mại điện tử. Điều đó có nghĩa là: chỉ cần sử dụng phần mềm này, bạn có thể quản lý việc bán hàng trên tất cả các trang khác
  • Tự động kết nối với các đơn vị vận chuyển khi cần chuyển hàng hóa
  • Phương thức thanh toán đa dạng, gồm: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, COD, số điểm được tích trong thẻ.

Nhược điểm:

  • Quá nhiều tính năng trên thanh menu có thể gây khó khăn cho người mới dùng
  • Thao tác nhân viên trong trang tính vẫn chưa được ổn định

2.5. Maybanhang.net

Giao diện phần mềm quản lý Maybanhangnhanh.net
Giao diện phần mềm quản lý Maybanhangnhanh.net

Maybanhang.net là phần mềm quản lý bán hàng được tạo ra bởi EZ solution vào năm 2011 và nó vẫn đang phát triển, ngày càng thu hút nhiều người sử dụng hơn. Phần mềm này hướng đến các cửa hàng mạnh về bán hàng truyền thống, tại cửa hàng hơn là bán hàng qua mạng.

Ưu điểm:

  • Quản lý tổng thể từ hàng hóa, hàng tồn kho, doanh thu lợi nhuận, cong nợ đến việc quản lý nhân viên và chăm sóc khách hàng
  • Cập nhật báo cáo theo thời gian thực
  • Có thể bán hàng ngay cả khi không có kết nối Internet

Nhược điểm:

  • Thay vì đăng ký dùng thử chỉ với một cú click chuột, bạn phải chờ nhân viên của công ty gọi điện xác nhận mới được dùng thử phần mềm
  • Chi phí khá cao

Như vậy, bài viết trên của downloadrage đã cho thấy tác dụng của việc sử dụng phần mềm quản lý trong kinh doanh cũng như top 5 phần mềm quản lý được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Đối với từng loại hình của hàng sẽ có phần mềm riêng phù hợp với múc đích sử dụng. Vậy tại sao bạn lại không sử dụng bản dùng thử trước khi mua bất cứ loại phần mềm nào nhỉ?