Nhập hàng Trung Quốc chính ngạch là chủ đề mà đội ngũ chúng tôi nhận được khá nhiều câu hỏi trong vài tháng gần đây. Một bạn chủ shop quen thuộc nhắn tin hỏi ngay tuần trước. Bạn ấy order phụ kiện điện thoại qua đường tiểu ngạch đã ba năm.
Quen mối, quen đường, mọi thứ vốn trôi chảy. Nhưng xưởng bên kia vừa đổi chính sách. Họ đòi hợp đồng và hoá đơn mới chịu bán số lượng lớn.
Bạn ấy hỏi thẳng: chuyển sang chính ngạch thì khác gì cách cũ, có đáng làm không. Câu hỏi này lặp lại khá thường xuyên, nhất là ở nhóm chủ shop đang lớn dần quy mô. Bài viết này ghi lại đúng những gì chúng tôi hay giải thích cho các bạn ấy.
Chính ngạch khác tiểu ngạch ở điểm nào
Nhiều người tưởng chính ngạch và tiểu ngạch chỉ khác nhau ở mức thuế. Khác biệt gốc nằm ở giấy tờ đi kèm lô hàng. Tiểu ngạch thường gom hàng qua đường biên mậu, thủ tục gọn nhẹ.
Nhưng gần như không có hợp đồng hay hoá đơn hợp lệ đi kèm. Hàng về tới nơi, còn công ty thì không có gì chứng minh nguồn gốc trên sổ sách.
Chính ngạch thì ngược lại. Bên bán và bên mua ký hợp đồng rõ ràng. Có hoá đơn thương mại, hàng khai báo qua cửa khẩu quốc tế, thuế nộp đầy đủ.
Sau khi thông quan, người nhập nhận hoá đơn đầu vào hợp lệ. Đây là chứng từ để đưa vào sổ sách kế toán.
Nó dùng để khấu trừ thuế và giải trình nguồn gốc khi cần. Thiếu tờ này, công ty khó lòng xuất hoá đơn cho khách.
Khi nào cần nhập hàng Trung Quốc chính ngạch thay vì tiểu ngạch
Chưa phải shop nào order hàng Trung Quốc cũng cần đi chính ngạch ngay từ đầu. Nhưng có vài mốc, chạm tới đó thì gần như bắt buộc phải chuyển.
- Bán cho khách hàng doanh nghiệp: đối tác cần hoá đơn giá trị gia tăng để hạch toán chi phí.
- Muốn lên gian hàng chính hãng trên sàn thương mại điện tử lớn: sàn thường xét duyệt giấy tờ nguồn gốc trước khi duyệt.
- Cần khấu trừ thuế giá trị gia tăng: chỉ được trừ khi có hoá đơn đầu vào hợp lệ.
- Hàng thuộc diện phải kiểm định: mỹ phẩm, thiết bị điện, thực phẩm chức năng cần công bố chất lượng.
Nếu shop vẫn bán lẻ nhỏ, chưa cần xuất hoá đơn cho ai, tiểu ngạch có thể tạm ổn thêm một thời gian. Nhưng chạm một trong bốn mốc trên, trì hoãn chuyển đổi chỉ khiến việc rối thêm về sau.
Giai đoạn chuyển đổi cũng là lúc nhiều shop chuyên nghiệp hoá hình ảnh
Bạn chủ shop chúng tôi nhắc ở đầu bài đã quyết định chuyển sang chính ngạch. Nhưng bạn ấy không chỉ lo mỗi giấy tờ hải quan. Bạn ấy còn tính luôn việc sắp xếp lại kho.
Nhân viên đóng gói được phân ca rõ ràng hơn. Hình ảnh thương hiệu trước mắt khách sỉ cũng được làm mới. Đây là điều khá phổ biến ở nhóm chủ shop đang lớn dần quy mô.
Nhiều bạn bắt đầu nghĩ đến việc may đồng phục cho đội ngũ giao nhận và đóng gói. Đơn giản chỉ để khách đến kho không thấy lộn xộn. Không cần bộ vest cầu kỳ.
Một chiếc áo sơ mi đồng phục cho shop online gọn gàng cũng đủ tạo cảm giác chuyên nghiệp. Nên may đồng phục sớm hay đợi shop lớn hẳn cũng là câu chúng tôi hay được hỏi.
Bài viết về thời điểm hợp lý để startup nhỏ đầu tư đồng phục có phân tích khá kỹ góc này. Cách nhìn đó áp dụng tốt cho cả shop đang chuyển đổi mô hình nhập hàng.
Bộ hồ sơ cần chuẩn bị khi làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch
Nghe tới việc làm hồ sơ hải quan, nhiều bạn đã thấy ngại. Nhưng mọi thứ chỉ xoay quanh năm loại giấy quen thuộc. Phần lớn xưởng bên Trung Quốc sẽ chuẩn bị giúp, nếu bạn yêu cầu rõ ràng ngay từ đầu.
- Hợp đồng mua bán (contract): ghi rõ hai bên, mặt hàng, số lượng, giá trị và điều khoản giao nhận.
- Hoá đơn thương mại (invoice): liệt kê giá trị lô hàng, làm căn cứ tính thuế nhập khẩu.
- Danh sách đóng gói (packing list): ghi chi tiết từng kiện hàng, số lượng và trọng lượng bên trong.
- Vận đơn: do đơn vị vận chuyển phát hành, xác nhận người gửi, người nhận và tuyến đường hàng đi.
- Chứng nhận xuất xứ (C/O): xác nhận nơi sản xuất, đôi khi giúp hưởng thuế ưu đãi theo hiệp định thương mại.
Thiếu một trong năm loại này, hồ sơ coi như chưa đủ điều kiện mở tờ khai. Kinh nghiệm của chúng tôi là luôn xin trước bản nháp hợp đồng và invoice ngay khi chốt đơn. Đừng đợi hàng lên tàu rồi mới hỏi xưởng.
Thuế và chi phí: tính đủ trước khi chốt giá bán
Đây là phần nhiều bạn mới hay tính thiếu. Kết quả là bán một thời gian mới phát hiện lời ít hơn tưởng. Giá vốn thực tế của một lô hàng nhập khẩu chính ngạch không chỉ gói gọn trong giá mua từ xưởng.
Giá vốn thường cộng dồn từ bốn khoản. Đầu tiên là giá hàng theo hoá đơn thương mại. Kế đến là phí vận chuyển quốc tế về tới cảng hoặc kho.
Tiếp theo là thuế nhập khẩu, tính theo mã phân loại của mặt hàng. Cuối cùng là thuế giá trị gia tăng khi nhập khẩu.
Ngoài ra còn phí khai báo hải quan, phí nâng hạ container. Có thể phát sinh thêm phí lưu kho nếu hàng nằm chờ vài ngày.
Lấy ví dụ cho dễ hình dung. Một lô phụ kiện trị giá hai trăm triệu đồng theo hoá đơn. Cộng thêm phí vận chuyển quốc tế khoảng mười lăm triệu.
Sau đó mới tính thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng trên tổng hai khoản này. Mức thuế suất cụ thể phụ thuộc mã hàng, mỗi ngành một khác. Bạn cần tra biểu thuế hiện hành, hoặc nhờ đơn vị dịch vụ tính giúp trước khi chốt giá bán ra.
Lấy giá mua từ xưởng nhân đôi rồi coi đó là giá vốn là cách tính khá rủi ro. Làm vậy dễ lỗ mà không hiểu vì sao.
Quy trình thông quan diễn ra như thế nào
Nghe quy trình thông quan có vẻ dài, nhưng mỗi bước thường chỉ mất vài giờ tới một ngày nếu hồ sơ chuẩn. Cái mất thời gian nhất thường là chờ đủ giấy tờ, không phải bản thân thủ tục.
Bạn hoặc đơn vị khai thuê nhập thông tin lô hàng lên hệ thống hải quan điện tử. Việc này tạo ra tờ khai chính thức. Hệ thống sau đó tự động xếp tờ khai vào luồng xanh, vàng hoặc đỏ.
Luồng xanh coi như qua ngay. Luồng vàng phải kiểm hồ sơ giấy. Luồng đỏ phải kiểm cả hồ sơ lẫn hàng thực tế.
Nếu rơi vào luồng vàng hoặc đỏ, cán bộ hải quan sẽ đối chiếu chứng từ. Có khi họ còn mở kiện hàng ra xem có khớp packing list không. Sau khi đối chiếu xong, hệ thống hoặc cán bộ tính số thuế phải nộp.
Con số này dựa trên hoá đơn và mã hàng đã khai. Bạn nộp thuế qua ngân hàng hoặc cổng điện tử, có biên lai xác nhận.
Khi mọi thứ khớp và thuế đã nộp đủ, hải quan cho thông quan. Hàng được đưa ra khỏi cảng hoặc kho, về tay bạn.
Một mẹo nhỏ chúng tôi hay dặn các bạn mới: chuẩn bị đúng và đủ giấy tờ ngay từ bước khai báo. Hồ sơ càng rõ ràng, hải quan càng ít lý do giữ lại kiểm tra sâu, và tờ khai cũng dễ rơi vào luồng xanh hơn.
Những lỗi khiến lô hàng bị giữ lại ở cảng
Không ít lô hàng nhập khẩu chính ngạch vẫn bị giữ lại ở cảng. Giấy tờ sơ suất là nguyên nhân phổ biến nhất, nhiều hơn cả vấn đề chất lượng hàng hoá. Ba lỗi sau lặp lại thường xuyên nhất, theo những ca chúng tôi từng nghe chia sẻ lại.
Sai mã HS là lỗi phổ biến nhất. Đây là mã số phân loại hàng hoá dùng chung trên toàn thế giới. Mỗi loại sản phẩm ứng với một dãy số riêng.
Khai sai mã kéo theo sai luôn mức thuế suất áp dụng. Hải quan phát hiện là giữ hàng lại đối chiếu ngay.
Với mặt hàng mới hoặc ít phổ biến, tốt nhất nên nhờ đơn vị khai báo có kinh nghiệm tra mã hộ. Đừng tự đoán mã cho nhanh.
Khai thiếu thông tin cũng gây rắc rối không kém. Thiếu một con số trên hoá đơn, thiếu chữ ký trên hợp đồng, hay quên một chứng từ bắt buộc. Tất cả đều có thể khiến hồ sơ bị trả về bổ sung. Mỗi lần bổ sung là thêm vài ngày chờ, chưa kể phí lưu kho phát sinh theo.
Nhãn mác không đúng quy định là lỗi hay bị bỏ qua nhất. Nhiều mặt hàng nhập khẩu bắt buộc phải có nhãn phụ tiếng Việt. Nhãn này cần ghi rõ tên hàng, xuất xứ và thông tin nhà nhập khẩu trước khi lưu thông.
Xưởng bên Trung Quốc thường không tự làm phần này. Người nhập phải chủ động dán nhãn phụ trước khi đưa hàng ra thị trường.
Tự làm hồ sơ hay thuê đơn vị nhập khẩu uỷ thác
Đến đoạn này chắc nhiều bạn tự hỏi nên tự làm hồ sơ hay thuê ai đó làm hộ. Câu này phụ thuộc vào quy mô lô hàng và tần suất bạn nhập.
Nếu bạn nhập đều đặn, khối lượng lớn, có kế toán riêng, tự đứng tên làm thủ tục sẽ hợp lý hơn. Cách này tiết kiệm phí dịch vụ về lâu dài. Nhưng bù lại bạn phải tự học quy trình.
Bạn cũng phải tự chịu trách nhiệm nếu khai sai. Ngoài ra cần thời gian làm quen với hệ thống khai báo điện tử.
Với lô hàng nhỏ, nhập không thường xuyên, hoặc lần đầu chưa có kinh nghiệm, hướng khác lại hợp lý hơn. Thuê một đơn vị nhập khẩu uỷ thác thường an toàn hơn nhiều. Đơn vị này đứng tên pháp nhân, làm thủ tục thay bạn.
Bạn chỉ cần cung cấp thông tin hàng và trả phí dịch vụ cộng thuế. Rủi ro khai sai giảm hẳn vì họ đã quen mã hàng, quen luồng kiểm tra. Với các bạn mới trong nhóm shop online chúng tôi hay hỗ trợ, đội ngũ thường gợi ý cách khác.
Nên tìm hiểu dịch vụ nhập hàng chính ngạch từ Trung Quốc ngay từ lô đầu tiên. Có người lo trọn gói thủ tục, đỡ mất tiền oan vì sai sót không đáng có.
Chi phí thuê uỷ thác thường tính theo phần trăm giá trị lô hàng, hoặc theo mức phí cố định trên mỗi tờ khai. Lô hàng càng lớn, tỷ lệ này càng đáng cân nhắc so với việc tự làm. Lô nhỏ thì chênh lệch phí không đáng kể, so với thời gian và rủi ro bạn tiết kiệm được.
Nguồn hàng ổn định rồi, hình ảnh sản phẩm cũng cần chỉn chu hơn
Một khi đã chuyển qua nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, nguồn hàng thường ổn định hơn hẳn. Mẫu mã cũng đa dạng hơn trước nhiều. Đây cũng là lúc nhiều chủ shop nhận ra vấn đề cũ. Ảnh sản phẩm chụp vội bằng điện thoại không còn đủ sức thuyết phục khách mới.
Chúng tôi từng gặp một khách hàng nhập phụ kiện gia dụng. Sau khi chuyển sang chính ngạch, bạn ấy làm lại toàn bộ hình ảnh sản phẩm. Cả poster giới thiệu chương trình khuyến mãi cũng được làm mới.
Không cần thuê studio. Bạn ấy chỉ dùng một công cụ thiết kế ảnh đơn giản. Công cụ đó giúp tự dựng layout, thêm chữ và chỉnh màu cho đồng bộ.
Nếu bạn đang phân vân nên bắt đầu từ đâu, có thể tham khảo bài viết sau. Bài công cụ thiết kế ảnh đơn giản dành cho người mới bắt đầu nói khá rõ nên chọn công cụ nào.
Những nguyên tắc chọn công cụ trong bài đó khá hữu ích. Bạn có thể áp dụng cho cả ảnh sản phẩm lẫn poster khuyến mãi của shop.
Hình ảnh chỉn chu không làm tăng doanh số ngay lập tức. Nhưng nó góp phần giữ khách ở lại lâu hơn. Đặc biệt là khi shop đã đầu tư nghiêm túc vào nguồn hàng chính ngạch có giấy tờ rõ ràng.
Một số câu hỏi thường gặp
Lô hàng nhỏ có đi chính ngạch được không?
Được. Chính ngạch không quy định khối lượng tối thiểu. Vấn đề là chi phí dịch vụ và thuế có thể chiếm tỷ trọng cao hơn trên lô nhỏ. Nhiều bạn mới hay chọn gộp vài đợt order lại thành một lô, để tối ưu chi phí hơn.
Bao lâu thì hàng ra khỏi cảng?
Nếu hồ sơ đầy đủ và tờ khai rơi vào luồng xanh, hàng có thể ra khỏi cảng trong một đến hai ngày làm việc. Rơi vào luồng vàng hoặc đỏ, thời gian có thể kéo dài thêm vài ngày do phải kiểm tra thêm.
Không có công ty thì nhập chính ngạch kiểu gì?
Cá nhân không có mã số thuế doanh nghiệp vẫn có thể nhập chính ngạch. Nhưng thường phải qua đơn vị uỷ thác đứng tên làm thủ tục. Đây cũng là lý do nhiều bạn mới bắt đầu chọn hình thức này, thay vì tự mở tờ khai ngay từ lô đầu.
Chuyển từ tiểu ngạch sang nhập hàng Trung Quốc chính ngạch không phải việc làm trong một ngày. Nhưng càng chuẩn bị sớm, hồ sơ và chi phí càng dễ kiểm soát. Bạn chủ shop ở đầu bài, sau khi nghe chúng tôi giải thích hết mấy phần trên, đã quyết định thử nghiệm.
Bạn ấy chọn một lô nhỏ trước, thay vì chuyển hẳn toàn bộ nguồn hàng ngay. Cách làm này khá ổn với những shop còn đang cân nhắc. Vừa học được quy trình thật, vừa không dồn hết rủi ro vào một lần.
Nếu bạn cũng đang ở giai đoạn tương tự, cứ bắt đầu từ việc xin trước hợp đồng và hoá đơn từ xưởng. Phần còn lại sẽ dễ hình dung hơn nhiều.
