Nhân viên văn phòng có thời gian làm việc bên máy tính rất nhiều. Chính vì thế, đòi hỏi máy tính cần phải được cài đặt đầy đủ các phần mềm văn phòng, ứng dụng chuyên biệt. Tuy nhiên, những phần mềm văn phòng nào cần thiết phải cài đặt? Trong bài viết này, Downloadrage sẽ chia sẻ tới các bạn những phần mềm cần thiết nhất cho dân văn phòng.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM MÁY TÍNH
Phần mềm máy tính là gì?
Computer Software – phần mềm máy tính hay còn gọi tắt là phần mềm là tập hợp các câu lệnh hay chỉ thị được tạo ra bằng một hoặc ngôn ngữ lập trình nào đó theo một trình tự được xác định cùng với các tài liệu hay dữ liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một hay một số nhiệm vụ hay chức năng cấn thiết nhằm giải quyết một vấn đề hay công việc cụ thể nào đó.
Phần mềm sẽ gửi các chỉ thị trực tiếp đến phần cứng hay phần cứng máy tính – Computer Hardware hoặc cung cấp dữ liệu để phục vụ các phần mềm hay chương trình khác nhằm thực hiện các chức năng cần thiết của nó.
Phần mềm khác hoàn toàn phần cứng vì nó không phải là vật thể cụ thể có thể cầm nắm hay đụng vào được. Nó là một khái niệm khá trừu tượng, có nhiệm vụ là phải vận hành, điều khiển phần cứng hoạt động.
Đặc điểm của phần mềm máy tính
Trước kia, để tạo ra được chương trình phần mềm máy tính thì người ta phải sử dụng ngôn ngữ máy làm việc trực tiếp với các con số 0 và 1 (hệ thống số nhị phân). Công việc này thực hiện vô cùng khó khăn tốn nhiều thời gian và công sức, bên cạnh đó còn dễ gây ra lỗi. Chính vì thế, để khắc phục tình trạng này người ta đã phát triển ra hợp ngữ, một ngôn ngữ lập trình cho phép thay thế các dãy số 0 và 1 thành các cụm từ gợi nhớ tiếng Anh.
Tuy nhiên, cải tiến này cũng chưa thật thích hợp và làm hài lòng đa số người dùng máy tính. Họ mong muốn các câu lệnh được tạo ra phải mang một ý nghĩa nhất định của thao tác thực hiện mà nó muốn miêu tả. Chính vì vậy, người ta đã xây dựng ra những ngôn ngữ lập trình mà các câu lệnh của nó gần giống với ngôn ngữ tự nhiên và ngôn ngữ đó đã được ra đời vào năm 1950. Những ngôn ngữ này được gọi là ngôn ngữ lập trình bậc cao.
Các chương trình phần mềm máy tính thường được tạo ra từ con người và những người này được gọi là lập trình viên. Tuy nhiên vẫn có những chương trình của các công ty phần mềm được sinh ra là bởi các chương trình khác.
Phân loại phần mềm máy vi tính
Theo phương thức hoạt động
Phần mềm hệ thống
Có nhiệm vụ được dùng dể vận hành và điều khiển phần cứng và các chương trình phần mềm. Ví dụ các hệ điều hành máy tính như: Windows, Linux, Unix,…
Ngoài ra, hệ điều hành còn liên lạc với các phần mềm để chúng vận hành và điều khiển và quản lý các thiết bị phần cứng như: Các thư viện tự động của hệ điều hành hay còn được gọi là thư viện liên kết – dynamic linked library viết tắt là DLL, các trình điều khiển – driver, phần sụn – firmware và BIOS. Đây là các loại phần mềm mà hệ điều hành liên lạc với chúng để điều khiển và quản lý các thiết bị phần cứng.
Phần mềm ứng dụng
Là những chương trình được tạo ra nhằm phục vụ một nhu cầu sử dụng cần thiết nào đó của người dùng. Ví dụ như: Microsoft Office, OpenOffice, phần mềm doanh nghiệp, phần mềm quản lý nguồn nhân lực, phần mềm giáo dục, cơ sở dữ liệu, phần mềm trò chơi, chương trình tiện ích, hay các loại phần mềm độc hại gây nguy hiểm cho máy tính.
Các phần mềm chuyển dịch mã
Là chương trình bao gồm có trình thông dịch và trình biên dịch. Nhiệm vụ của các loại chương trình này sẽ đọc các câu lệnh từ mã nguồn được thực hiện bởi các lập trình viên theo một ngôn ngữ lập trình cụ thể và dịch nó sang dạng ngôn ngữ máy để máy tính có thể hiểu và thực hiện được hoặc có thể dịch nó sang một dạng khác như: tập tin đối tượng – object file và các tập tin thư viện – library file mà các phần mềm khác như hệ điều hành có thể hiểu để vận hành máy tính thực thi các lệnh một cách chính xác.
Các nền tảng công nghệ
Các nền tảng công nghệ phát triển nhất hiện nay là: .NET, wordpress, joomla… Các phần mềm trên nó cũng như là một phần mềm máy tính thông thường. Riêng phần mềm wordpress được sử dụng nhiều trong việc thiết kế website. Phần mềm wordpress được giới thiệu lần đâu tiên vào năm 2003 bởi hai nhà sáng lập là Matt Mulenweg và Mike Litte. Nhờ wordpress mà việc thiết kế trang web trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Giờ đây không cần phải là một lập trình viên chuyên nghiệp, bạn cũng có thể tự thiết kế website cho mình. Worpdress có đầy đủ các giao diện, công cụ để xây dựng một website chuyên nghiệp.
Nếu bạn là đang làm công việc văn phòng, có thể dành chút thời gian ra tự học mày mò wordpress. Nếu học nghiêm túc trong khoảng 1 tháng là bạn có thể tự thiết kế website cá nhân cơ bản được rồi. Còn muốn thiết kế website công ty, website bán hàng, website doanh nghiệp, tin tức,… thì phải đầu tư thêm thời gian. Có nhiều theme website cho bạn chọn lựa, thích giao diện nào thì thay đổi giao diện website đó. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng thêm các plugin để hoàn thiện các chức năng của trang web.
Theo khả năng ứng dụng
Những phần mềm không phụ thuộc
Những phần mềm này có thể được bán cho bất kỳ khách hàng nào trên thị trường tự do. Ví dụ: phần mềm về cơ sở dữ liệu như Oracle, đồ họa như Photoshop, Corel Draw, soạn thảo và xử lý văn bản, bảng tính,…
Ưu điểm: Những phần mềm này có khả năng ứng dụng rộng rãi cho nhiều đối tượng khách hàng sử dụng.
Khuyết điểm: Thiếu tính uyển chuyển và khả năng tùy biến.
Những phần mềm được viết theo yêu cầu
Theo những chia sẽ của anh Khánh Hùng – CEO & Founder của Mona Media thì bên cạnh việc thiết kế website để bán hàng và quảng bá thương hiệu. Các doanh nghiệp còn cần rất nhiều phần mềm chuyên biệt hỗ trợ khác. Những phần mềm được các lập trình viên tạo ra nhằm cung cấp yêu cầu theo đơn đặt hàng cụ thể của khách hàng như: phần mềm chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý hàng hóa, thống kê kế toán, hoặc phần mềm seo… Trong số đó, thì phần mềm seo được nhiều công ty, doanh nghiệp chào đón, vì nó giúp ích rất nhiều cho hoạt động tối ưu seo của công ty, doanh nghiệp. Seo là một trong các cách marketing online hiện nay, nó quyết định rất lớn đến doanh thu, hiệu quả bán hàng, marketing. Có thể kế đến một số phần mềm, công cụ seo chuyên dụng hiện nay như gsa, ahrefs, Long Tail Pro, VFP pro,…Tóm lại thì nó đều là những phần mềm được viết theo yêu cầu của đơn hàng, và chỉ sử dụng trong chuyên ngành nhất định.
Ưu điểm: Có tính uyển chuyển và khả năng tùy biến cao có thể đáp ứng nhu cầu của một nhòm đối tượng khách hàng cụ thể.
Khuyết điểm: Có tính ứng dụng hạn hẹp trong chuyên nghành sử dụng.
Quá trình tạo phần mềm
Về mặt thiết kế
Người lập trình sẽ sử dụng tới các phương tiện thiết kế tùy thuộc vào từng mức độ khác nhau của các phần mềm như: các sơ đồ khối, các lưu đồ, các thuật toán và các mã giả. Sau đó các mẫu cấu trúc này có thể được mã hóa bằng các ngôn ngữ lập trình và được trình chuyển đổi thành các khối lệnh hay các tệp tin khả thi. Tập hợp các khối lệnh hay các tệp khả thi đó làm thành một phần mềm hoàn chỉnh. Thông thường khi một phần mềm được tạo ra phải được sửa chữa và điều chỉnh từ khâu thiết kế cho đến khâu tạo thành phần mềm hoàn chỉnh. Tùy theo cách thiết kế và viết mã nguồn mà một phần mềm có thể tương thích với một vài hệ điều hành.
Về mặt sản xuất và phát triển
Đối tượng nghiên cứu của công nghệ phần mềm – software engineering là việc phát triển và đưa ra thị trường của một phần mềm. Bộ phận này nghiên cứu các phương thức tổ chức, cách thức sử dụng nguồn tài nguyên, vòng quy trình sản xuất, cùng với các mối liên hệ với thị trường, cũng như liên hệ giữa các yếu tố này với nhau.
NHỮNG PHẦN MỀM VĂN PHÒNG CẦN THIẾT
Bộ ứng dụng văn phòng
Bộ ứng dụng Microsoft office luôn là một bộ phận không thể thiếu đối với các mính tính chuyên dụng của văn phòng. Office 2007 Portable luôn là cách lựa chọn tốt nhân dành cho ứng dụng văn phòng.
Đây là bộ phần mềm văn phòng có tính tương thích cao và đặc biệt là phiên bản portable được trang bị đầy đủ các tính năng thường dùng.
Phần mềm gõ tiếng Việt
Soạn thảo văn bản bằng ngôn ngữ tiếng Việt gần như là một công việc bắt buộc không thể thiếu đối với tất cả các nhân viên văn phòng. Chính vì thế, bộ gõ tiếng Việt là một phần mềm văn phòng không thể thiếu trong máy tính.
Hiện nay, người ta thường sữ dụng bộ gõ tiếng Việt là Unikey và Vietkey. Unikey là một ứng dụng miễn phí. Vietkey là một ứng dụng phải đăng ký khi sử dụng nhưng có nhiều hỗ trợ về ngôn ngữ hơn Uniley.
Trình duyệt Web
Nếu đã là người dùng sử dụng máy tính thường xuyên truy cập trang web, thì ứng dụng trình duyệt web phải được kể đến. Trình duyệt web giúp cho nhân viên văn phòng có thể truy cập vào những trang web nhằm tìm kiếm thông tin cần thiết như thiết kế website, mua hàng, kinh doanh, hoặc chỉ đơn giản là giải trí, xem phim, nghe nhạc, chơi game... Hiện nay có rất nhiều các trình duyệt web như: Chrome, firefox, Cốc Cốc, yandex, opera…. Một khi máy tính của bạn được cài đặt trình duyệt thì bạn có thể cài đặt thêm những phần tiện ích hay mở rộng nhằm hỗ trợ tốt cho công việc, học tập của mình. Cá trình duyệt web ngày càng được cải tiến tăng cường độ bảo mật, đồng thời hỗ trợ rất tốt người dùng. Bạn có thể lựa chọn ẩn danh khi truy cập một số trang web, mà bạn không muốn để lại dấu vết, tung tích gì.
Ứng dụng nén và giải nén tập tin
Một phần mềm văn phòng không thể thiếu trong hành trang của nhân viên đó chính là bộ công cụ nén và giải nén Winrar. Chắc các bạn cũng biết, windows chỉ hỗ trợ giải nén các tệp tin có phần mở rộng là .zip. Điều này khá bất tiện khi các tệp tin nén có phần mở rộng là .rar hay CAB thì cần phải có phần mềm giải nén.
Tuy nhiên, với phiên bản portable thì bạn có thể hoàn tòa yên tâm vì nó có thể làm việc với gần như mọi định dạng nến từ zip rar, gzip, ios, tar, arj. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ mã hóa bảo vệ các file nén những dữ liệu quan trọng.
Phần mềm chat
Với nhân viên văn phòng ứng dụng nhắn tin nhanh hay trò chuyện trực tuyến cũng rất cần thiết và khá quen thuộc. Đây là một trong những cách trao đổi thông tin phổ thông và nhanh nhất hiên nay. Ngoài ra, các ứng dụng này còn có thể giúp gửi các file hình ành, văn bản có khối lượng nhỏ.
Có rất nhiều phần mềm văn phòng thông dụng cho việc chat như: IRC, Skype, Facebook Messenger, AIM, ICQ, Gadu-Gadu, Zalo… nhưng thông dụng nhất vẫn là Skype.
Phần mềm xem các định dạng media
Nhân viên văn phòng cũng cần phải có những giây phút giải trí thoải mái sau giờ làm căng thẳng. Còn gì thú vị bằng khi máy tính của bạn sử dụng được cài đặt phần mềm xem được tất cả các định dạng âm nhạc và phim. Ngoài ra, phần mềm nghe nhạc còn giúp bạn đọc được các file âm thanh của cấp trên giao xuống.
Phần mềm VLC chính là giải pháp nhanh nhất dành cho bạn. VLC có thể chơi được hầu hết các định dạng âm nhạc , chỉnh sửa âm thanh mà bạn không cần phải cài đặt thêm bất kỳ một bộ code nào khác.
Ứng dụng phục hồi dữ liệu
Recuva chính là một ứng dụng thiết thực cho nhân viên văn phòng vì trong trường hợp bạn vô tình làm mất dữ liệu khi sử dụng các công cụ dọn dẹp như: CCleaner, Revo Uninstaller hoặc PC Decrapifier,… thì đều có thể khôi phục lại được.
Chúng tôi vừa giới thiệu tới các phần mềm văn phòng chuyên dụng như: soạn thảo văn bản, truy cập trang web, giải nén, nghe nhạc, phục hồi dữ liệu. Ngoài ra thì còn rất nhiều các phần mềm khác như phần mềm diệt malware. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà bạn có thể lựa chọn cài đặt cho hợp lý.
