Một bạn chủ shop quen mới nhắn hỏi bên mình chuyện nhập hàng Trung Quốc chính ngạch. Bạn ấy order phụ kiện điện thoại qua đường tiểu ngạch đã ba năm nay. Quen mối, quen đường, mọi thứ vốn trôi chảy. Nhưng giờ xưởng bên kia đổi chính sách, đòi hợp đồng và hoá đơn mới chịu bán số lượng lớn. Bạn ấy hỏi thẳng: đi chính ngạch thì khác gì cách cũ, có đáng chuyển không. Câu hỏi này bên mình gặp khá thường xuyên. Nhất là từ nhóm chủ shop đang lớn dần quy mô. Bài này ghi lại đúng những gì team hay giải thích cho các bạn ấy, viết theo cách dễ hình dung nhất.
Chính ngạch khác tiểu ngạch ở những điểm nào
Nhiều người nghĩ hai đường này chỉ khác nhau ở mức thuế, nhưng không hẳn vậy đâu. Khác biệt gốc nằm ở giấy tờ đi kèm lô hàng. Tiểu ngạch thường gom hàng qua đường biên mậu, thủ tục gọn nhẹ. Nhưng gần như không có hợp đồng hay hoá đơn hợp lệ đi kèm. Nói dễ hiểu, hàng về tới nơi nhưng công ty không có gì chứng minh nguồn gốc trên sổ sách.
Chính ngạch thì ngược lại: bên bán và bên mua ký hợp đồng rõ ràng. Có hoá đơn thương mại đi kèm, hàng khai báo qua cửa khẩu quốc tế, thuế nộp đầy đủ. Sau khi thông quan, người nhập nhận được hoá đơn đầu vào hợp lệ. Đây là loại giấy tờ để công ty đưa vào sổ sách kế toán. Nó dùng để khấu trừ thuế, và giải trình nguồn gốc hàng khi cần. Thiếu tờ này, công ty gần như không thể bán hàng cho khách cần xuất hoá đơn.
Khi nào doanh nghiệp buộc phải nhập hàng Trung Quốc chính ngạch
Không phải ai order hàng Trung Quốc cũng cần đi chính ngạch ngay từ đầu. Nhưng có vài mốc, chạm tới đó thì gần như bắt buộc phải chuyển.
- Bán cho công ty khác: khách hàng doanh nghiệp thường cần hoá đơn giá trị gia tăng để hạch toán chi phí. Không có hoá đơn đầu vào, bạn không xuất nổi hoá đơn đầu ra.
- Muốn lên sàn thương mại điện tử lớn: gian hàng chính hãng trên các sàn lớn thường xét duyệt giấy tờ nguồn gốc. Không đủ giấy, gian hàng khó được duyệt.
- Cần khấu trừ thuế VAT: doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ chỉ được trừ khi có hoá đơn hợp lệ. Tiểu ngạch không đáp ứng được điều này.
- Hàng thuộc diện phải kiểm định: một số nhóm hàng như mỹ phẩm, thiết bị điện, thực phẩm chức năng cần công bố chất lượng. Việc này gắn liền với thủ tục nhập khẩu chính thức.
Nếu shop của bạn vẫn bán lẻ nhỏ, chưa cần xuất hoá đơn cho ai, tiểu ngạch có thể vẫn tạm ổn. Nhưng cứ chạm một trong bốn mốc trên, trì hoãn chuyển đổi chỉ khiến việc càng rối về sau. Giai đoạn này, nhiều chủ shop cũng tính đến việc mở thêm kênh chủ động hơn. Cân nhắc luôn website riêng thay vì chỉ bán qua Facebook cũng là một hướng đáng thử.
Bộ hồ sơ cần chuẩn bị
Nghe tới việc làm hồ sơ hải quan, nhiều bạn đã thấy ngại. Thực ra chỉ xoay quanh năm loại giấy quen thuộc. Phần lớn bên bán ở Trung Quốc sẽ chuẩn bị giúp, nếu bạn yêu cầu rõ ràng ngay từ đầu.
- Hợp đồng mua bán, hay contract: văn bản ghi rõ hai bên, mặt hàng, số lượng, giá trị và điều khoản giao nhận.
- Invoice, tức hoá đơn thương mại: liệt kê giá trị lô hàng, dùng làm căn cứ tính thuế nhập khẩu.
- Packing list, hay danh sách đóng gói: ghi chi tiết từng kiện hàng có gì bên trong, nặng bao nhiêu. Hải quan đối chiếu tờ này với hàng thực tế khi kiểm hoá.
- Vận đơn: giấy do đơn vị vận chuyển phát hành, xác nhận ai gửi, ai nhận, hàng đi đường nào.
- Chứng nhận xuất xứ, thường gọi tắt là C/O: xác nhận hàng sản xuất ở đâu. Có C/O hợp lệ, có khi bạn còn được hưởng thuế ưu đãi theo hiệp định thương mại.
Thiếu một trong năm loại này, hồ sơ coi như chưa đủ điều kiện mở tờ khai. Kinh nghiệm của team là luôn xin trước bản nháp hợp đồng và invoice ngay khi chốt đơn. Đừng đợi hàng lên tàu rồi mới hỏi.
Thuế và chi phí: tính đủ trước khi chốt giá bán
Đây là phần nhiều bạn mới hay tính thiếu. Kết quả là bán một thời gian mới phát hiện lời ít hơn tưởng. Giá vốn thực tế của một lô hàng chính ngạch không chỉ là giá mua từ xưởng.
Có bốn khoản cộng lại vào giá vốn, bắt đầu từ giá hàng theo invoice. Hai là phí vận chuyển quốc tế về tới cảng hoặc kho. Ba là thuế nhập khẩu, tính theo mã phân loại của mặt hàng. Bốn là thuế giá trị gia tăng khi nhập khẩu. Ngoài ra còn phí dịch vụ khai báo hải quan, phí nâng hạ container, hoặc phí lưu kho nếu hàng nằm chờ vài ngày.
Ví dụ cho dễ hình dung: một lô phụ kiện trị giá hai trăm triệu đồng theo invoice. Cộng thêm phí vận chuyển quốc tế khoảng mười lăm triệu. Sau đó mới tính thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng trên tổng hai khoản này. Mức thuế suất cụ thể phụ thuộc mã hàng, mỗi ngành hàng một khác. Bạn cần tra cứu biểu thuế hiện hành, hoặc nhờ đơn vị dịch vụ tính giúp trước khi chốt giá bán ra. Đừng lấy giá mua từ xưởng nhân đôi rồi coi đó là giá vốn. Làm vậy dễ lỗ mà không hiểu vì sao. Nếu thấy phần này rối, có thể nhờ luôn dịch vụ kế toán thuế cho shop online lên công ty. Họ tính giúp ngay từ lô đầu tiên, đỡ sai sổ sách.
Quy trình thông quan, sáu bước
Nghe “sáu bước” có vẻ dài, nhưng thực tế mỗi bước chỉ mất vài giờ tới một ngày, nếu hồ sơ chuẩn. Cái mất thời gian nhất thường là chờ đủ giấy tờ, không phải bản thân thủ tục.
- Khai báo: bạn hoặc đơn vị khai thuê nhập thông tin lô hàng lên hệ thống hải quan điện tử, tạo tờ khai.
- Phân luồng: hệ thống tự động xếp tờ khai vào luồng xanh, vàng hoặc đỏ. Xanh coi như qua ngay, vàng phải kiểm hồ sơ giấy, đỏ phải kiểm cả hồ sơ lẫn hàng thực tế.
- Kiểm hoá: nếu rơi luồng vàng hoặc đỏ, cán bộ hải quan đối chiếu chứng từ. Có khi họ mở kiện hàng ra xem có khớp packing list không.
- Tính thuế: hệ thống hoặc cán bộ hải quan tính số thuế phải nộp, dựa trên hoá đơn và mã hàng đã khai.
- Nộp thuế: bạn nộp qua ngân hàng hoặc cổng điện tử, có biên lai xác nhận.
- Giải phóng hàng: mọi thứ khớp, thuế đã nộp, hải quan cho thông quan. Hàng được đưa ra khỏi cảng hoặc kho về tay bạn.
Một mẹo nhỏ team hay dặn: chuẩn bị đúng và đủ giấy tờ ngay từ bước khai báo. Làm vậy giúp tờ khai dễ rơi vào luồng xanh hơn. Hồ sơ càng rõ ràng, hải quan càng ít lý do giữ lại kiểm tra sâu.
Những lỗi khiến lô hàng bị giữ
Không ít lô hàng chính ngạch vẫn bị giữ lại. Không phải vì hàng có vấn đề, mà vì giấy tờ sơ suất. Ba lỗi sau lặp lại nhiều nhất, trong những ca bên mình từng nghe kể lại.
Sai mã HS là lỗi phổ biến nhất, hiểu đơn giản đây là mã số phân loại hàng hoá dùng chung trên toàn thế giới. Mỗi loại sản phẩm ứng với một dãy số riêng. Khai sai mã kéo theo sai luôn mức thuế suất áp dụng, hải quan phát hiện là giữ hàng lại đối chiếu ngay. Với mặt hàng mới hoặc ít phổ biến, tốt nhất nên nhờ đơn vị khai báo có kinh nghiệm tra mã hộ. Đừng tự đoán mã cho nhanh.
Khai thiếu thông tin cũng gây rắc rối không kém. Thiếu một con số trên invoice, thiếu chữ ký trên hợp đồng, hay quên một chứng từ bắt buộc. Tất cả đều có thể khiến hồ sơ bị trả về bổ sung. Mỗi lần bổ sung là thêm vài ngày chờ, chưa kể phí lưu kho phát sinh theo.
Nhãn mác không đúng quy định là lỗi hay bị bỏ qua nhất. Nhiều mặt hàng nhập khẩu bắt buộc phải có nhãn phụ tiếng Việt. Nhãn này phải ghi rõ tên hàng, xuất xứ, thông tin nhà nhập khẩu trước khi lưu thông. Xưởng bên Trung Quốc thường không tự làm phần này. Người nhập phải chủ động dán nhãn phụ, trước khi đưa hàng ra thị trường.
Tự làm hay thuê đơn vị nhập khẩu uỷ thác
Đến đoạn này chắc nhiều bạn đang tự hỏi, vậy nên tự làm hồ sơ hay thuê ai đó làm hộ. Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô lô hàng và tần suất bạn nhập.
Nếu bạn nhập đều đặn, khối lượng lớn, có kế toán riêng, tự đứng tên làm thủ tục sẽ tiết kiệm phí dịch vụ. Đây là lựa chọn hợp lý về lâu dài. Nhưng bù lại bạn phải tự học quy trình. Bạn cũng phải tự chịu trách nhiệm nếu khai sai. Và cần thời gian làm quen với hệ thống khai báo điện tử.
Với lô hàng nhỏ, nhập không thường xuyên, hoặc lần đầu chưa có kinh nghiệm, hướng khác lại hợp lý hơn. Thuê một đơn vị nhập khẩu uỷ thác thường an toàn. Đơn vị này đứng tên pháp nhân, làm thủ tục thay bạn. Bạn chỉ cần cung cấp thông tin hàng và trả phí dịch vụ cộng thuế. Rủi ro khai sai giảm hẳn, vì họ đã quen mã hàng, quen luồng kiểm tra. Với các bạn mới toanh trong nhóm shop online bên mình hay hỗ trợ, team thường gợi ý một cách làm khác. Nên tìm hiểu dịch vụ nhập hàng chính ngạch từ Trung Quốc ngay từ lần đầu tiên. Có người lo trọn gói thủ tục, đỡ mất tiền oan vì sai sót không đáng có.
Cân đối lại, chi phí thuê uỷ thác thường tính theo phần trăm giá trị lô hàng, hoặc mức phí cố định theo tờ khai. Lô hàng càng lớn, tỷ lệ này càng đáng cân nhắc so với việc tự làm. Còn lô nhỏ, chênh lệch phí không đáng kể so với thời gian và rủi ro bạn tiết kiệm được.
Kinh nghiệm rút ngắn thời gian thông quan
Team từng chứng kiến một lô hàng bị kẹt cảng gần hai tuần, chỉ vì thiếu một chứng từ nộp trễ. Từ đó rút ra vài kinh nghiệm nhỏ, chia sẻ lại cho ai đang chuẩn bị lô đầu tiên.
Chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng cập cảng là điều quan trọng nhất. Đừng đợi hàng tới nơi mới lo xin hợp đồng hay invoice từ xưởng. Xin bản nháp ngay khi chốt đơn, rồi kiểm tra kỹ từng con số trước khi hàng lên tàu.
Chọn cửa khẩu phù hợp với loại hàng cũng giúp ích nhiều. Một số cửa khẩu quen xử lý nhóm hàng điện tử, một số khác quen hàng may mặc hoặc nông sản. Đi đúng cửa khẩu có kinh nghiệm với mặt hàng của bạn, thời gian kiểm hoá thường nhanh hơn hẳn. Chọn đại một cửa khẩu vì tưởng gần hơn vài chục cây số, đôi khi lại mất thời gian nhiều hơn.
Câu hỏi thường gặp
Lô hàng nhỏ có đi chính ngạch được không?
Được, chính ngạch không quy định khối lượng tối thiểu. Vấn đề là chi phí dịch vụ và thuế có thể chiếm tỷ trọng cao hơn trên lô nhỏ. Nhiều bạn mới hay chọn gộp vài đợt order lại thành một lô, để tối ưu chi phí hơn.
Bao lâu thì hàng ra khỏi cảng?
Nếu hồ sơ đầy đủ và tờ khai rơi vào luồng xanh, hàng có thể ra khỏi cảng trong một đến hai ngày làm việc. Rơi vào luồng vàng hoặc đỏ, thời gian có thể kéo dài thêm vài ngày, do phải kiểm tra thêm.
Không có công ty thì nhập chính ngạch kiểu gì?
Cá nhân không có mã số thuế doanh nghiệp vẫn có thể nhập chính ngạch. Nhưng thường phải qua đơn vị uỷ thác đứng tên làm thủ tục. Đây cũng là lý do nhiều bạn mới bắt đầu chọn hình thức này, thay vì tự mở tờ khai. Còn nếu định làm lâu dài, tham khảo thêm bài về thời điểm nên chuyển đổi lên công ty để chủ động hơn ngay từ đầu.