Máy photocopy là thiết bị không thể thiếu trong các khối văn phòng, phục vụ công việc in ấn. Tuy nhiên trong khi sử dụng người dùng chưa thực sự sử dụng đúng cách dẫn đến máy bị hư, giảm tuổi thọ. Hãy cùng tìm hiểu những sai lầm khi sử dụng máy photocopy để biết cách phòng tránh, không gây hư hại trong bài viết dưới đây.
Quên đóng nắp máy photocopy
Khi bạn sử dụng máy photocopy nhiều khi quên không đóng nắp máy lại. Hành động này tưởng vô hại nhưng ẩn chứa nhiều nguy hiểm. Vì khi thực hiện quá trình photo, máy sẽ sản sinh ra khí ozon ảnh hưởng đến sức khỏe và gây ô nhiễm môi trường xung quanh. Lâu ngày tiếp xúc với môi trường làm việc này sức khỏe của bạn sẽ bị ảnh hưởng trầm trọng.
Ngoài ra, khi photo mà không đóng nắp chất lượng bản in không được tốt, không đạt tiêu chuẩn. Máy photocopy sẽ quét một lượt bản in mà bạn đặt lên mặt kính, do đó ánh sáng bên ngoài chiếu vào cũng sẽ bị quét và gây ra các vệt đen trên bản photo. Vậy hãy nhớ đóng nắp máy lại khi bắt đầu tiến hành photo vừa bảo vệ sức khỏe vừa có bản in đẹp, chất lượng.
Đặt máy Photo ở nơi không phù hợp
Vì diện tích nơi làm việc mà nhiều người đặt máy photocopy không đúng vị trí nên máy dễ hư hỏng và xuống cấp hơn. Những vị trí mà bạn không nên đặt máy photocopy đó là nơi ẩm ướt, vị trí quá nóng hay nơi quá lạnh.
Khi hoạt động máy photocopy sẽ tỏa nhiệt nên cần đặt máy ở nơi thông thoáng, nếu không gian hạn hẹp thì đặt cách tường một khoảng đủ để máy tỏa nhiệt ra bên ngoài. Và đặc biệt người dùng nên sắp xếp làm sao máy đặt ở vị trí thuận tiện nhất cho việc đi lại giữa các khu vực để in ấn.
Bật tắt liên tục khi sử dụng
Có một thói quen của người sử dụng làm ảnh hưởng rất nhiều đến máy photocopy đó là bật tắt máy liên tục. Nhiều người vẫn nghĩ rằng khi không sử dụng máy nữa tắt máy đi sẽ tiết kiệm được điện. Tuy nhiên điều này âm thầm gây ra những tổn thất cho người dùng vì tốn nhiều thời gian khởi động máy và máy nhanh hỏng hơn.
Do khối lượng công việc mà bạn không sử dụng máy photocopy liên tục thì bạn nên set up ở chế độ tiết kiệm năng lượng. Còn nếu như không sử dụng máy trong một vài ngày thì bạn hãy tắt máy để tiết kiệm điện năng cũng như để tăng tuổi thọ sử dụng cho máy.
Tắt máy không đúng cách – Lỗi sử dụng máy photocopy phổ biến
Tưởng chừng việc tắt máy photocopy vô cùng đơn giản và không có gì để bàn luận cả. Nhưng có rất nhiều người tắt sai và chưa biết cách tắt máy sao cho đúng. Cách tắt máy đúng đó là bạn nhấn vào nút ON/OFF trên bàn phím hay màn hình cảm ứng, chờ máy báo hiệu bằng tiếng bíp. Sau tiếng bíp máy sẽ tắt và bạn bấm vào công tắc bên thân máy để tắt máy hoàn toàn.
Tuy nhiên một số người thường tiện tay bấm luôn vào nút công tắc bên sườn máy mà bỏ qua thao tác đầu. Khi đó máy photocopy vẫn có thể tắt nhưng tắt đột ngột, các hoạt động của máy ngừng ngay lập tức. Nếu liên tục tắt máy như vậy trong một thời gian dài máy dễ bị hỏng, khởi động lại khó khăn hơn. Do đó đừng vì tiết kiệm một chút thời gian mà vội vàng bấm nút tắt bên thân máy nhé.
Dùng những hình ảnh độ phân giải thấp để photo
Máy photocopy hoạt động dựa trên nguyên lý quét lại hình ảnh được đưa vào và trả ra bản sao. Trong khi quét độ nét của bản in sẽ bị giảm so với bản chính khoảng 30% tùy thuộc vào độ phân giải của từng máy photocopy.
Do đó bạn nên sử dụng tài liệu gốc đem photo phải nét để bản sao có chất lượng tốt hơn. Hạn chế photo lại từ các bản photo khác khi đó chất lượng bản in sẽ giảm đáng kể, chữ và hình ảnh không còn rõ nét nữa, sẽ xuất hiện nhiều mảng đen hơn trên bản sao sau đó. Nếu tài liệu bạn in có màu thì bạn nên chọn ở chế độ in màu để các chi tiết rõ nét hơn.
Dùng các loại mực in kém chất lượng
Một số người dùng cho rằng mực dùng trong máy photocopy không quá quan trọng nên sử dụng loại nào cũng được. Và nhằm tiết kiệm chi phí mà nhiều người đã sử mua và sử dụng những loại mực rẻ kém chất lượng.
Các loại mực này có độ bám dính không tốt sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng bản in như không rõ nét, độ đậm nhạt khác nhau, chữ nhanh bị mờ. Hơn nữa các loại mực có chất lượng kém gây hư hại đến máy do mực rất dễ bám dính vào các bộ phận của máy lâu ngày làm hỏng máy. Sử dụng một thời gian mực bị vón cục làm tắc máy, nhanh giảm tuổi thọ của máy photocopy.
Do đó phương án sử dụng mực rẻ tiền để tiết kiệm chi phí là không hề khả thi. Bạn sẽ phải bỏ ra một số tiền lớn hơn để sửa chữa máy hay loại bỏ các bản in lỗi do chất lượng in không đạt yêu cầu. Hơn nữa những điều này làm chậm trễ công việc của bạn vì vậy bạn nên sử dụng những loại mực có chất lượng tốt hơn.
Sử dụng máy photocopy quá công suất
Mỗi máy photocopy đều có kích thước khác nhau và tất cả các thông số kỹ thuật đều được nhà cung cấp máy photocopy ghi rất rõ trên sản phẩm. Do đó bạn nên lựa chọn loại máy phù hợp với công suất làm việc một ngày. Nếu máy photocopy hoạt động vượt quá mức cho phép sẽ làm giảm tuổi thọ máy và nhanh xuống cấp.
Còn nếu bạn mua loại máy công suất lớn mà không dùng hết sẽ vô cùng lãng phí. Vì vậy trước khi quyết định mua máy photocopy bạn nên tính toán khối lượng công việc để mua loại máy có công suất phù hợp hơn.
Vận hành máy liên tục không nghỉ
Máy móc cũng giống như con người không thể làm việc liên tục trong một thời gian dài được. Nếu sử dụng lâu máy sẽ nóng ran, hiệu quả làm việc kém và giảm tuổi thọ nhanh hơn. Khi bắt máy làm việc quá nhiều sẽ làm các linh kiện làm việc quá sức, gây nóng máy và chất lượng bản in kém hơn.
Do đó bạn nên phân bố công việc hợp lý cho máy có khoảng thời gian nghỉ rồi tiếp tục hoạt động. Nếu công việc yêu cầu sử dụng máy photocopy liên tục, công suất hoạt động lớn thì bạn nên bố trí 2 đến 3 máy tùy thuộc vào trữ lượng công việc. Các máy sẽ luân phiên làm việc, giảm thiểu được áp lực.
Nguồn điện sử dụng không ổn định
Mỗi khi sử dụng đồ điện tử thì người dùng cần quan tâm đến thông số kỹ thuật của máy để sử dụng sao cho đúng. Mạng lưới tại Việt Nam sử dụng dòng điện 220V nên một số loại máy nhập khẩu từ nước ngoài sẽ yêu cầu hiệu điện thế khác như 110V. Nếu sử dụng sai thì máy sẽ bị hỏng, gây cháy nổ và điều bạn cần làm là sử dụng máy biến áp để có thể sử dụng được máy photocopy.
Một điều người dùng cần chú ý tiếp đó là cần kết nối máy photocopy với nguồn điện ổn định. Do công suất hoạt động của máy lớn nên khi sử dụng nguồn điện yếu dễ làm sập cả hệ thống điện, máy chạy không ổn định ảnh hưởng đến công việc.
Không thường xuyên lau chùi máy
Ngoài việc thao tác và sử dụng máy đúng cách thì việc lau chùi, vệ sinh máy photocopy thường xuyên cũng rất cần thiết. Bạn hãy chú ý đến mặt kính dùng để đặt tài liệu lên photo và lau sạch bằng giẻ khô. Vì nếu mặt kính bị bẩn thì chất lượng bản in cũng sẽ bị ảnh hưởng, xuất hiện những vệt đen do bẩn gây ra.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần làm sạch các bộ phận và linh kiện của máy để máy hoạt động trơn tru hơn. Bụi bẩn sẽ làm máy nhanh bị hỏng, hoạt động kém hơn. Đặc biệt tại hộp mực và quanh khu vực để mực, sau mỗi lần nạp thêm mực bạn hãy làm sạch chúng để không có mực bị vón cục và mực không bám dính vào linh kiện.
Trên đây là tất cả những sai lầm khi sử dụng máy photocopy thường hay mắc phải nhất. Bạn cần nắm rõ những lỗi sai này để lưu ý và rút kinh nghiệm tránh mắc phải. Độ bền và hiệu suất làm việc của máy photocopy tùy thuộc vào cách dùng của người sử dụng nên bạn hãy dùng chúng đúng cách nhé.
Xem thêm: Top 10 phần mềm cho máy in – tăng tính năng cho máy in
