Phần mềm quản lý du lịch – Giải pháp điều hành tour đơn giản

Phần mềm quản lý tour du lịch

Sau khi làm web du lịch, có được lượng khách hàng ổn định và đều đặn, công việc tiếp theo là làm sao để điều hành, quản lý hiệu quả công việc của một doanh nghiệp lữ hành. Điều hành tour là một trong những khâu gặp khó khăn nhất trong ngành du lịch. Điều  hành tour yêu cầu bạn vừa phải quan hệ với khách hàng, vừa phải quản lý nội bộ. Cho nên công việc này tương đối vất vả cho những người điều hành tour. Đồng nghĩa với đó, công ty du lịch cũng phải chi trả khá nhiều chi phí cho công việc này. Cho nên việc điều hành tour theo phương pháp thủ công dùng nhân sự là không khả thi. Gần đây đã có rất nhiều các công ty du lịch đã áp dụng các phần mềm quản lý du lịch. Đem lại rất nhiều hiệu quả trong việc quản lý và điều hành tour du lịch cho công ty. Hãy cùng với chúng tôi tìm hiểu những điều tuyệt vời mà phần mềm quản lý du lịch đem lại nhé.

Những khó khăn và thách thức của điều hành tour du lịch

Như chúng tôi đã đề cập ở trên, việc điều hành tour du lịch rất khó khăn và đầy thách thức. Bạn sẽ phải đối mặt với những rủi do trong quá trình làm việc nếu không cẩn thận. Yêu cầu bạn có tư duy quản lý tốt, cùng với đó là sự cẩn thận hết sức. Vậy những khó khăn và thách thức đó là gì ?

Không thể xử lý được hết các tour khi quá tải khách hàng

Đối với các doanh nghiệp du lịch vừa và nhỏ, quy trình làm việc chưa hoàn toàn được tối ưu nhất. Cho nên trong tình huống khách hàng tới đặt tour quá tải tại công ty. Thì lượng nhân viên tại công ty không thể đáp ứng hết được nhu cầu của khách hàng. Nếu như công ty không đủ năng lực để giải quyết công việc này một cách triệt để mà kéo dài lâu ngày. Chắc chắn rằng lượng khách hàng chưa được xử lý sẽ tăng lên rất nhiều.

Không xử lý kịp các tour
Quá nhiều khách có thể khiến doanh nghiệp không xử lý kịp

Trong trường hợp khách hàng chờ đợi quá lâu mà chưa được xử lý. Chắc chắn rằng, họ sẽ bỏ bạn đi và tìm công ty du lịch khác để tìm dịch vụ phù hợp hơn. Cùng với đó, áp lực dành cho các nhân viên tại công ty là rất lớn. Khiến họ rất mệt mỏi. Từ đó, dẫn tới việc các nhân viên của bạn cũng bị quá tải dẫn tới các rủi do tính toán xảy ra rất lớn. Cùng với đó là các công việc được thực hiện một cách thủ công rất phức tạp. Và gây nhàm chán cho các nhân viên tại công ty.

Không thể quản lý được hết các sản phẩm trong kho

Chắc rằng, bất kể một doanh nghiệp, công ty du lịch nào cũng muốn có được nhiều khác hàng. Và muốn xây dựng tên tuổi của mình trên thị trường ngành du lịch. Cho nên đa số các công ty thường có rất nhiều các dịch vụ, sản phẩm tiện ích để cung cấp tới khách hàng của mình. Các công việc quản lý kho nếu được thực hiện trên một bảng excel. Đôi khi rất khó khăn trong việc quản lý các dịch vụ. Cùng với đó, không có nối tiếp và thông quan giữa các phòng ban với nhau. Đối khi, việc quản lý kho thủ công như thể này cũng không thể tránh được các rủi do không mong muốn. Để thực hiện việc quản lý kho cũng đòi hòi bạn tốn khá nhiều chi phí cho việc quản lý đó.

Gặp khó khăn trong khâu quản lý nội bộ

khó khăn trong quản lý nội
Bạn sẽ gặp nhiều khó khăn trong quản lý nội nếu không sử dụng phần mềm

Quản lý nội bộ là một trong những khâu quan trọng trong một công ty kinh doanh bất kỳ. Để có thể phối hợp hài hòa giữa các phòng ban một cách nhuần nhuyễn. Đòi hỏi các nhà quản trị phải có kinh nghiệm thật tốt để đưa ra được những quyết định điều hành tốt nhất. Bạn cần thực hiện các công việc quản lý số liệu rồi sự nhận định của các phòng ban. Thủ tục thực hiện công việc này hết sức phức tạp và tốn thời gian nếu áp dụng thủ công. Đôi khi những quyết định giữa các phòng ban không được thống nhất.

Lợi ích của việc áp dụng phần mềm quản lý du lịch trong điều hành tour

Chắc chắn rằng, việc áp dụng công nghệ vào trong quản lý sẽ mang lại rất nhiều lợi ích. Hãy cùng với chúng tôi tìm hiểu những lợi ích đó nhé:

– Xử lý thông tin khách hàng tới đặt tour một cách hoàn toàn đơn giản và dễ dàng. Công việc được thực hiện chợp nhoáng cho nên bạn không cần lo về hiện tượng quá tải khách hàng.

– Tối ưu quy trình làm việc trong công ty, giúp cho các phòng ban được phối hợp nhuần nhuyễn với nhau. Đem lại sự thống nhất trong mọi ý kiến quyết định của công ty.

– Bạn hoàn toán có thể quản lý data khách hàng một cách đơn giản. Để từ đó công ty du lịch sẽ đưa ra được những khuyến mãi giảm giá cho từng khách hàng thân thiết.

– Việc quản lý kho sẽ đơn giản hơn rất nhiều khi áp dụng phần mềm quản lý. Mọi sai sót được giảm thiểu xuống mức thấp nhất.

– Bạn hoàn toàn có thể quản lý được công ty du lịch thông qua một ứng dụng trên điện thoại.Bạn sẽ nhận được những báo cáo thống kê, để từ đó đưa ra được những quyết định quản trị chính xác nhất.

Những tính năng tuyệt vời của phần mềm quản lý du lịch

Để đem tới cho các khách hàng sử dung, phần mềm quản lý du lịch đã được áp dụng rất nhiều công nghệ. Cùng với đó là các tính năng chuyên biệt giúp tăng năng suất trong kinh doanh tour du lịch hiện nay.

tính năng phần mềm du lịch
Các tính năng của phần mềm quản lý tour du lịch

Phân hệ quản lý sản phẩm

Bạn hoàn toàn có thể quản lý được các sản phẩm dịch vụ tại công ty du lịch đầy đủ và chi tiết nhất. Tránh được những rủi do sai xót xuống mức thấp nhất khi áp dụng các phần mềm quản lý du lịch. Một số các chức năng trong phân hệ được các phần mềm quản lý du lịch tích hợp nhiều nhất:

– Quản lý xây dựng chương trình tour

– Giúp quản lý xây dưng tour mẫu và tour theo yêu cầu.

– Quản lý xây dựng chiết tính tour

– Quản lý các đối tác cung cấp dịch vụ đi kèm.

Phân hệ quản lý kinh doanh tour

Đây được xem là khía cạnh cũng rất tuyệt vời của phần mềm quản lý du lịch. Hỗ trợ bạn trong việc bán hàng hiệu quả, tiếp cận được với khách hàng ở mọi chiều hường. Từ đó, thúc đẩy doanh số kinh doanh tại công ty. Phân hệ quản lý kinh doanh tour gồm các chức năng chính sau:

– Quản lý tour du lịch dành cho khách lẻ

– Quản lý tour theo đoàn

– Tương tác được với khách hàng thông qua hệ thống chăm sóc email marketing theo data được add vào hệ thống.

Với chức năng này, các nhân viên tư vấn hoàn toàn có thể tương tác được trực tiếp với khách hàng. Để nhận các yêu cầu đặt tour ngay lập tức từ phía khách hàng. Tùy thuộc vào mô hình và quy mô của các công ty sẽ có sự điều chỉnh hợp lí khác nhau.

Phân hệ quản lý điều hành tour

Đây là một tính năng dành riêng cho bộ phần quản lý và điều hành tour tại công ty du lịch. Có tính năng này, bạn sẽ có những chuẩn bị tốt nhất cho một tour du lịch  cho khách hàng. Một số các chức năng của phân hệ này:

– Quản lý các yêu cầu dịch vụ được gửi tới từ phía khách hàng chi tiết nhất.

– Nắm bắt được đặt dịch vụ của khách hàng

– Quản lý dịch vụ tour du lịch của từng khách hàng chi tiết

– Theo dõi và báo cáo hàng trình tour du lịch diện biến ra sao

– Điều phối hướng dẫn viên du lịch tham gia vào điều hàng các tour du lịch

Quản lý thông tin du lịch của khách hàng

Với phần mềm quản lý du lịch, công việc quản lý được thông tin khách hàng đặt tour tại công ty đơn giản hơn bao giờ hết. Mọi thông tin như:

– Ngày đặt tour

– Thông tin về người đặt tour chi tiết

– Mã thẻ visa

– Số tiền thanh toán

– Loại hình đặt tour và các dịch vụ đi kèm mà khách hàng yêu cầu sử dụng

Với những thông tin này, sẽ cực kì có ích cho công ty có thể nắm bắt được thông tin khách hàng. Và đặc biệt có ích cho công ty vì đây chính là những data khách hàng  Để thực hiện các chiến dịch marketing về sau. Giúp tiết kiệm ngân sách cho công ty về sau mà đạt hiệu quả nhất.

Phân hệ quản lý báo cáo thống kê

Phân hệ quản lý báo cáo thống kê là chức năng dùng riêng cho những nhà quản lý công ty. Hệ thống của phần mềm quản lý du lịch có khả năng trích xuất. Những thông tin cần thiết theo yêu cầu của người quản lý. Cùng với đó, bạn sẽ nhận được những báo cáo chi tiết nhất về tình hình hoạt động của công ty từng ngày. Với những báo cáo thống kê này sẽ là tiền đề giúp cho bạn đưa ra được những quyết định quản trị chính xác nhất.

Phân hệ quản trị hệ thống

Với chức năng này, bạn hoàn toàn có thể thực hiện phân quyền được cho các nhân viên. Với cá chức năng phù hợp với từng vị trí mà họ đảm nhiệm. Từ đó, sẽ giúp cho những người quản lý có thể nắm bắt được hiệu quả làm việc của từng nhân viên. Giúp cho người quản lý có thể đưa ra được những sắp xếp trong công ty phù hợp nhất. Bạn sẽ xem được những thông tin gì ở đây;

– Vai trò của những người dùng hệ thống

– Danh sách những nhân viên sử dụng hệ thống

– Phân quyền nhân viên

– Kiểm soát được chi tiết hiệu quả làm việc của các nhân viên tại công ty.