Những phần mềm cần thiết cho dân văn phòng

Những phần mềm cần thiết cho dân văn phòng

Nhân viên văn phòng có thời gian làm việc bên máy tính rất nhiều. Chính vì thế, đòi hỏi máy tính cần phải được cài đặt đầy đủ các chương trình ứng dụng chuyên biệt. Tuy nhiên, những phần mềm nào cần thiết phải cài đặt? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ tới các bạn những phần mềm cần thiết nhất cho dân văn phòng.

Office 2007 Portable
Office 2007 Portable

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM

Phần mềm là gì?

Computer Software – phần mềm máy tính hay còn gọi tắt là phần mềm là tập hợp các câu lệnh hay chỉ thị được tạo ra bằng một hoặc ngôn ngữ lập trình nào đó theo một trình tự được xác định cùng với các tài liệu hay dữ liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một hay một số nhiệm vụ hay chức năng cấn thiết nhằm giải quyết một vấn đề hay công việc cụ thể nào đó.  

Phần mềm sẽ gửi các chỉ thị trực tiếp đến phần cứng hay phần cứng máy tính – Computer Hardware hoặc cung cấp dữ liệu để phục vụ các phần mềm hay chương trình khác nhằm thực hiện các chức năng cần thiết của nó.

Phần mềm khác hoàn toàn phần cứng vì nó không phải là vật thể cụ thể có thể cầm nắm hay đụng vào được. Nó là một khái niệm khá trừu tượng và còn có nhiệm vụ là phải vận hành, điều khiển phần cứng hoạt động.

Đặc điểm của phần mềm

Trước kia, để tạo ra được chương trình phần mềm máy tính thì người ta phải sử dụng ngôn ngữ máy làm việc trực tiếp với các con số 0 và 1 (hệ thống số nhị phân). Công việc này thực hiện vô cùng khó khăn tốn nhiều thời gian và công sức, bên cạnh đó còn dễ gây ra lỗi. Chính vì thế, để khắc phục tình trạng này người ta đã phát triển ra hợp ngữ, một ngôn ngữ lập trình cho phép thay thế các dãy số 0 và 1 thành các cụm từ gợi nhớ tiếng Anh. Tuy nhiên, cải tiến này cũng chưa thật thích hợp và làm hài lòng đa số người dùng máy tính. Họ mong muốn các câu lệnh được tạo ra phải mang một ý nghĩa nhất định của thao tác thực hiện mà nó muốn miêu tả. Chính vì vậy, người ta đã xây dựng ra những ngôn ngữ lập trình mà các câu lệnh của nó gần giống với ngôn ngữ tự nhiên và ngôn ngữ đó đã được ra đời vào năm 1950. Những ngôn ngữ này được gọi là ngôn ngữ lập trình bậc cao.

Các chương trình phần mềm máy tính thường được tạo ra từ con người và những người này được gọi là lập trình viên. Tuy nhiên vẫn có những chương trình được sinh ra là bởi các chương trình khác.

Phân loại phần mềm

Theo phương thức hoạt động

Phần mềm hệ thống

Có nhiệm vụ được dùng dể vận hành và điều khiển phần cứng và các chương trình phần mềm. Ví dụ các hệ điều hành máy tính như: Windows, Linux, Unix,…

Ngoài ra, hệ điều hành còn liên lạc với các phần mềm để chúng vận hành và điều khiển và quản lý các thiết bị phần cứng như: Các thư viện tự động của hệ điều hành hay còn được gọi là thư viện liên kết –  dynamic linked library viết tắt là DLL, các trình điều khiển – driver, phần sụn – firmware và BIOS. Đây là các loại phần mềm mà hệ điều hành liên lạc với chúng để điều khiển và quản lý các thiết bị phần cứng.

Phần mềm ứng dụng

Là những chương trình được tạo ra nhằm phục vụ một nhu cầu sử dụng cần thiết nào đó của người dùng. Ví dụ như: Microsoft Office, OpenOffice, phần mềm doanh nghiệp, phần mềm quản lý nguồn nhân lực, phần mềm giáo dục, cơ sở dữ liệu, phần mềm trò chơi, chương trình tiện ích, hay các loại phần mềm độc hại gây nguy hiểm cho máy tính.

Các phần mềm chuyển dịch mã

Là chương trình bao gồm có trình thông dịch và trình biên dịch. Nhiệm vụ của các loại chương trình này sẽ đọc các câu lệnh từ mã nguồn được thực hiện bởi các lập trình viên theo một ngôn ngữ lập trình cụ thể và dịch nó sang dạng ngôn ngữ máy để máy tính có thể hiểu và thực hiện được hoặc có thể dịch nó sang một dạng khác như: tập tin đối tượng – object file và các tập tin thư viện – library file mà các phần mềm khác như hệ điều hành có thể hiểu để vận hành máy tính thực thi các lệnh một cách chính xác.

Các nền tảng công nghệ

Các nền tảng công nghệ phát triển nhất hiện nay là: .NET, wordpress,…

Các công cụ thiết kế web hữu ích
Các công cụ thiết kế web hữu ích

Theo khả năng ứng dụng

Những phần mềm không phụ thuộc

Những phần mềm này có thể được bán cho bất kỳ khách hàng nào trên thị trường tự do. Ví dụ: phần mềm về cơ sở dữ liệu như Oracle, đồ họa như Photoshop, Corel Draw, soạn thảo và xử lý văn bản, bảng tính,…

Ưu điểm: Những phần mềm này có khả năng ứng dụng rộng rãi cho nhiều đối tượng khách hàng sử dụng.

Khuyết điểm: Thiếu tính uyển chuyển và khả năng tùy biến.

Những phần mềm được viết theo yêu cầu

Bên cạnh việc thiết kế website để bán hàng và quảng bá thương hiệu. Các doanh nghiệp còn cần rất nhiều phần mềm chuyên biệt hỗ trợ khác. Những phần mềm được các lập trình viên tạo ra nhằm cung cấp yêu cầu theo đơn đặt hàng cụ thể của khách hàng như: phần mềm điều khiển, phần mềm hỗ trợ bán hàng,…

Ưu điểm: Có tính uyển chuyển và khả năng tùy biến cao có thể đáp ứng nhu cầu của một nhòm đối tượng khách hàng cụ thể.

Khuyết điểm: Có tính ứng dụng hạn hẹp trong chuyên nghành sử dụng.

Quá trình tạo phần mềm

Về mặt thiết kế

Người lập trình sẽ sử dụng tới các phương tiện thiết kế tùy thuộc vào từng mức độ khác nhau của các phần mềm như: các sơ đồ khối, các lưu đồ, các thuật toán và các mã giả. Sau đó các mẫu cấu trúc này có thể được mã hóa bằng các ngôn ngữ lập trình và được trình chuyển đổi thành các khối lệnh hay các tệp tin khả thi. Tập hợp các khối lệnh hay các tệp khả thi đó làm thành một phần mềm hoàn chỉnh. Thông thường khi một phần mềm được tạo ra phải được sửa chữa và điều chỉnh từ khâu thiết kế cho đến khâu tạo thành phần mềm hoàn chỉnh. Tùy theo cách thiết kế và viết mã nguồn mà một phần mềm có thể tương thích với một vài hệ điều hành.

Về mặt sản xuất và phát triển

Đối tượng nghiên cứu của công nghệ phần mềm – software engineering là việc phát triển và đưa ra thị trường của một phần mềm. Bộ phận này nghiên cứu các phương thức tổ chức, cách thức sử dụng nguồn tài nguyên, vòng quy trình sản xuất, cùng với các mối liên hệ với thị trường, cũng như liên hệ giữa các yếu tố này với nhau.

NHỮNG PHẦN MỀM CẦN THIẾT CHO DÂN VĂN PHÒNG

Bộ ứng dụng văn phòng

Bộ ứng dụng Mcrosoft office luôn là một bộ phận không thể thiếu đối với các mính tính chuyên dụng của văn phòng. Office 2007 Portable luôn là cách lựa chọn tốt nhân dành cho ứng dụng văn phòng.

Đây là bộ ứng dụng văn phòng có tính tương thích cao và đặc biệt là phiên bản portable được trang bị đầy đủ các tính năng thường dùng.

Phần mềm gõ tiếng Việt

Soạn thảo văn bản bằng ngôn ngữ tiếng Việt gần như là một công việc bắt buộc không thể thiếu đối với tất cả các nhân viên văn phòng. Chính vì thế, bộ gõ tiếng Việt là một phần mềm không thể thiếu trong máy tính.

Hiện nay, người ta thường sữ dụng bộ gõ tiếng Việt là Unikey và Vietkey. Unikey là một ứng dụng miễn phí. Vietkey là một ứng dụng phải đăng ký khi sử dụng nhưng có nhiều hỗ trợ về ngôn ngữ hơn Uniley.

Trình duyệt Web

Nếu đã là người dùng sử dụng máy tính thì ứng dụng trình duyệt web phải được kể đến. Trình duyệt web giúp cho nhân viên văn phòng có thể truy cập vào những website nhằm tìm kiếm thông tin cần thiết như Google. Hiện nay có rất nhiều các trình duyệt web như: Chrome, firefox, Cốc Cốc,… Để đánh giá tốt và có thứ hạng cao trên công cụ tìm kiếm của các trình duyệt web này đòi hỏi các website phải cung cấp nội dung hữu ích và tối ưu SEO một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.

Một khi máy tính của bạn được cài đặt trình duyệt thì bạn có thể cài đặt thêm những phần tiện ích hay mở rộng như: NoScript, Xmarks, Lastpass,…

Ngoài ra, với cách sử dụng này bạn có thể xóa lịch sử truy cập trên máy tính mà bạn sử dụng. Do đó bạn không phải lo có người theo dõi mình khi dùng chung máy tính.

Ứng dụng nén và giải nén tập tin

Một công cụ không thể thiếu trong hành trang của nhân viên văn phòng đó chính là bộ công cụ nén và giải nén Winrar. Chắc các bạn cũng biết, windows chỉ hỗ trợ giải nén các tệp tin có phần mở rộng là .zip. Điều này khá bất tiện khi các tệp tin nén có phần mở rộng là .rar hay CAB thì cần phải có phần mềm giải nén.

Tuy nhiên, với phiên bản portable thì bạn có thể hoàn tòa yên tâm vì nó có thể làm việc với gần như mọi định dạng nến từ zip rar, gzip, ios, tar, arj. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ mã hóa bảo vệ các file nén những dữ liệu quan trọng.

Phần mềm chat

Với nhân viên văn phòng ứng dụng nhắn tin nhanh hay trò chuyện trực tuyến cũng rất cần thiết và khá quen thuộc. Đây là một trong những cách trao đổi thông tin phổ thông và nhanh nhất hiên nay. Ngoài ra, các ứng dụng này còn có thể giúp gửi các file hình ành, văn bản có khối lượng nhỏ.

Có rất nhiều phần mềm chất thông dụng như: IRC, MSN Messenger, Yahoo!, AIM, ICQ, Gadu-Gadu,… nhưng thông dụng nhất vẫn là Yahoo Messager.

trình duyệt web
trình duyệt web

Phần mềm xem các định dạng media

Nhân viên văn phòng cũng cần phải có những giây phút giải trí thoải mái sau giờ làm căng thẳng. Còn gì thú vị bằng khi máy tính của bạn sử dụng được cài đặt phần mềm xem được tất cả các định dạng âm nhạc và phim. Ngoài ra, phần mềm nghe nhạc còn giúp bạn đọc được các file âm thanh của cấp trên giao xuống.

Phần mềm VLC chính là giải pháp nhanh nhất dành cho bạn. VLC có thể chơi được hầu hết các định dạng âm nhạc mà bạn không cần phải cài đặt thêm bất kỳ một bộ code nào khác.

Ứng dụng phục hồi dữ liệu

Recuva chính là một ứng dụng thiết thực cho nhân viên văn phòng vì trong trường hợp bạn vô tình làm mất dữ liệu khi sử dụng các công cụ dọn dẹp như: CCleaner, Revo Uninstaller hoặc PC Decrapifier,… thì đều có thể khôi phục lại được.

Chúng tôi vừa giới thiệu tới các phần mềm chuyên dụng dành cho nhân viên văn phòng như: soạn thảo văn bản, truy cập trang web, giải nén, nghe nhạc, phục hồi dữ liệu. Ngoài ra thì còn rất nhiều các phần mềm khác. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà bạn có thể lựa chọn cài đặt cho hợp lý.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *