Trong quá trình làm việc với nhiều chủ shop online và cửa hàng bán lẻ quy mô nhỏ, chúng tôi nhận ra một điều khá rõ. Phần lớn khó khăn không nằm ở việc thiếu khách hay thiếu hàng. Vấn đề thường nằm ở chỗ ghi chép và theo dõi bị rời rạc. Bài viết này tổng hợp top 10 lưu ý về quản lý bán hàng mà bên mình thấy hiệu quả nhất, phù hợp với shop từ một đến khoảng mười người, không đòi hỏi chi phí lớn.
Vì sao chúng tôi chọn 10 lưu ý này
Khi chọn, chúng tôi dựa trên ba tiêu chí. Việc đó phải tác động trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận. Chi phí thực hiện phải thấp, bạn có thể làm bằng sổ tay hoặc một file Excel đơn giản. Quan trọng nhất, bạn phải tự kiểm tra lại được kết quả.
Mỗi lưu ý đều ghi rõ nó hợp với loại hình kinh doanh nào. Không có cách làm nào đúng cho mọi mô hình. Một shop bán quần áo theo mùa cần cách quản lý khác với cửa hàng mỹ phẩm bán đều quanh năm.
Bài viết hướng tới chủ shop online, cửa hàng bán lẻ nhỏ và những người bán hàng tay trái bên cạnh công việc chính. Nếu bạn thuộc nhóm này, phần lớn lưu ý bên dưới có thể áp dụng ngay. Các con số minh hoạ chỉ mang tính tham khảo, hãy kiểm chứng theo ngành hàng của chính bạn trước khi quyết định lớn.
Ghi chép đơn hàng và tồn kho ngay từ ngày đầu
Lưu ý đầu tiên là chỉ dùng một nguồn dữ liệu duy nhất cho đơn hàng. Chúng tôi từng gặp một shop ghi đơn đồng thời trên Zalo, app sàn và sổ giấy. Đến cuối tháng, chủ shop không còn biết con số nào đúng. Có ba nơi ghi chép nghĩa là bạn sẽ có ba phiên bản sự thật khác nhau.
Lưu ý thứ hai là đối soát tồn kho mỗi cuối ngày. Đếm hàng thực tế, so với sổ sách, rồi ghi lại phần chênh lệch cùng nguyên nhân. Một chênh lệch nhỏ không ai để ý có thể tích tụ âm thầm. Sau vài tháng, nó có thể thành một khoản thất thoát đáng kể.
Lưu ý thứ ba cần đặc biệt cẩn thận với hàng có nhiều biến thể như size và màu. Đây là chỗ sổ tay dễ sai nhất. Một mẫu áo có năm size và bốn màu đã tạo ra hai mươi mã cần theo dõi. Nên đặt mã riêng cho từng biến thể ngay từ đầu.
Kiểm soát công nợ và dòng tiền
Doanh thu và tiền thực thu là hai thứ khác nhau. Đơn đã chốt chưa chắc tiền đã về tài khoản. Với đơn COD, tiền thường nằm ở đơn vị vận chuyển thêm vài ngày. Nếu không theo dõi, bạn sẽ tưởng mình có nhiều tiền hơn thực tế.
Lưu ý thứ tư là tách riêng khoản COD chưa đối soát khỏi doanh thu đã về. Lưu ý thứ năm là đặt hạn mức công nợ cho khách sỉ hoặc đối tác, đồng thời ghi rõ ngày đến hạn thanh toán. Lưu ý thứ sáu là lập lịch đối soát cố định, chẳng hạn mỗi tuần một lần, để không dồn việc vào cuối tháng.
Chúng tôi từng làm việc với một shop nhỏ đếm doanh thu theo đơn đã chốt và quên hẳn khoản chưa về. Khi cần nhập thêm hàng, họ mới phát hiện tiền đang kẹt ở nhiều nơi. Cuối cùng phải vay tạm để xoay vòng vốn.
Quy trình xử lý đơn và đổi trả
Lưu ý thứ bảy là viết ra các bước xử lý đơn: xác nhận, đóng gói, bàn giao vận chuyển. Khi có người mới, họ làm theo quy trình thay vì phải đoán. Chúng tôi thường khuyên dán tờ quy trình ngay cạnh bàn đóng gói, cách này nhắc việc hiệu quả hơn mọi buổi hướng dẫn.
Lưu ý thứ tám là ghi lại lý do đổi trả và thống kê theo từng sản phẩm. Nếu một mẫu có tỉ lệ đổi trả cao hơn hẳn các mẫu khác, có thể hàng đang lỗi hoặc mô tả trên trang chưa chính xác. Hiện chúng tôi chưa có con số chung đáng tin về tỉ lệ đổi trả trung bình của từng ngành, nên hãy tự theo dõi dựa trên dữ liệu của shop mình.
Theo dõi khách hàng và báo cáo định kỳ
Lưu ý thứ chín là lưu lịch sử mua hàng của từng khách. Khách mua lại nhiều lần thường đáng được chăm sóc riêng hơn khách mua một lần. Một tin nhắn cảm ơn đúng lúc đôi khi giữ được khách trong nhiều năm.
Lưu ý thứ mười là làm báo cáo tuần hoặc tháng gồm doanh thu, lợi nhuận gộp và chi phí quảng cáo. Chỉ nhìn doanh thu rất dễ hiểu lầm. Có những tháng doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm vì chạy quảng cáo quá tay. Chúng tôi thường thấy chủ shop vui vì doanh thu đẹp, nhưng khi trừ chi phí mới nhận ra mình đang làm gần như không công.
Gợi ý của chúng tôi là ghi chép bằng tay một thời gian trước khi chọn công cụ. Khi đã hiểu rõ quy trình của mình, việc chọn phần mềm sẽ rõ ràng và ít rủi ro hơn nhiều.
Tóm tắt 10 lưu ý theo mức ưu tiên
Nếu chỉ làm được vài việc trước, hãy bắt đầu với nhóm nền tảng gồm lưu ý 1 đến 3: một nguồn đơn hàng, đối soát tồn kho cuối ngày và tách riêng biến thể sản phẩm.
Các việc liên quan công nợ, COD và lịch đối soát phù hợp khi shop đã có khách sỉ hoặc tỉ trọng COD cao. Nhóm quy trình và lịch sử khách hàng nên làm khi có từ hai người trở lên cùng xử lý đơn. Hãy tự chấm điểm shop theo ba nhóm này, mục nào chưa làm được chính là chỗ cần ưu tiên. Đừng cố làm cả mười việc trong một tuần, quy trình rất dễ bỏ dở khi quá tải.
Lỗi thường gặp khi quản lý bán hàng
Lỗi phổ biến nhất đội ngũ chúng tôi gặp là dùng nhiều nguồn dữ liệu không khớp nhau. Lỗi thứ hai là chỉ nhìn doanh thu mà bỏ qua chi phí và công nợ. Lỗi thứ ba là thay đổi quy trình liên tục, khiến nhân viên không theo kịp.
Nếu shop đang mắc ít nhất một trong ba lỗi này, hãy dừng lại và chốt một quy trình duy nhất trong hai tuần, rồi mới đánh giá lại. Giữ quy trình ổn định quan trọng hơn việc tối ưu từng chi tiết nhỏ.
Khi nào nên chuyển từ sổ tay sang phần mềm quản lý
Bạn nên cân nhắc phần mềm khi số đơn vượt khả năng đối soát thủ công, hoặc khi hai người trở lên cùng xử lý đơn. Lúc này sổ tay bắt đầu gây sai sót đều đặn, và việc đối soát có thể chiếm cả buổi tối mỗi ngày.
Trước khi dùng bất kỳ phần mềm nào, hãy kiểm chứng ba điều: tính năng có đúng nhu cầu thực tế không, chi phí thật sau các khoản phát sinh là bao nhiêu, và dữ liệu được lưu ở đâu. Đừng chọn chỉ vì quảng cáo nêu nhiều tính năng. Bạn có thể tham khảo các công cụ dành cho người mới bắt đầu bán hàng online để so sánh nhanh trước khi quyết định. Với những ai muốn tìm hiểu thêm về ứng dụng quản lý, trang Wikipedia tiếng Việt về quản lý bán hàng cung cấp phần khái niệm nền tảng.
Câu hỏi thường gặp
Shop nhỏ có cần phần mềm quản lý bán hàng không?
Không nhất thiết ngay từ đầu. Nếu số đơn còn ít và chỉ một người xử lý, sổ tay hoặc Excel thường là đủ. Khi mất nhiều thời gian đối soát hoặc hay sai sót, đó là tín hiệu nên chuyển sang công cụ chuyên dụng. Nếu nguồn hàng thuộc diện nhập khẩu chính ngạch, bạn cũng nên tìm hiểu trước thủ tục nhập hàng Trung Quốc chính ngạch để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
Nên bắt đầu quản lý kho từ đâu?
Bắt đầu bằng việc đếm tồn kho thực tế một lần rồi lấy con số đó làm gốc. Sau đó, mỗi lần nhập hoặc bán đều phải ghi lại và đối soát vào cuối ngày. Làm đều đặn vài tuần, bạn sẽ thấy rõ sản phẩm nào hay lệch và cần chú ý hơn.
Làm sao biết công cụ quản lý có đáng tin không?
Hãy dùng thử với lượng dữ liệu nhỏ, kiểm tra nơi lưu trữ dữ liệu, xem chính sách xuất dữ liệu khi cần chuyển đi nơi khác, và hỏi những người đang dùng thực tế. Đừng tin hoàn toàn vào lời quảng cáo.
Bao lâu nên đối soát công nợ một lần?
Với đa số shop nhỏ, đối soát mỗi tuần một lần là hợp lý. Shop có nhiều khách sỉ hoặc giao dịch lớn có thể làm thường xuyên hơn, thậm chí hằng ngày với những khoản đáng kể.