Mở đầu: mẹo tìm kiếm nhanh trong file PDF dài nhiều trang và lý do bạn cần biết
Mẹo tìm kiếm nhanh trong file PDF dài nhiều trang là thứ nhiều người ước gì được biết từ sớm. Chúng tôi từng ngồi lật từng trang một bản hợp đồng hơn trăm trang chỉ để tìm một điều khoản duy nhất. Mất gần nửa tiếng cho việc lẽ ra chỉ cần vài giây. Sau lần đó, chúng tôi quyết định ghi lại cách làm để chia sẻ với bạn đọc.
Chuyện này không hiếm. Nhiều người vẫn đọc PDF bằng đúng phần mềm có sẵn trên máy, gọi là trình đọc PDF, tức ứng dụng giúp mở và xem file. Ví dụ quen thuộc là Adobe Acrobat Reader, hoặc tab xem PDF ngay trên Chrome. Hầu hết các trình này đều có ô tìm kiếm. Chỉ là ít người để ý đến nó.
Tình huống này gặp nhiều nhất ở dân văn phòng và người mới khởi nghiệp. Nếu bạn đang tìm hiểu thành lập công ty tại Hà Nội: khi nào nên chuyển đổi, chắc hẳn bạn đang bận với thủ tục pháp lý. Giai đoạn đó thường kèm theo chồng hồ sơ PDF như điều lệ, hợp đồng cần rà lại từng dòng. Không biết mẹo tìm kiếm, việc rà soát có thể kéo dài cả buổi.
Có người còn không biết PDF hỗ trợ tìm kiếm. Họ bấm Page Down liên tục, mắt dò từng dòng chữ. Cách này vừa mỏi mắt vừa dễ bỏ sót đúng đoạn cần tìm. Có bạn còn phóng to từng trang để đọc cho rõ, càng tốn thêm thời gian.
Vì sao nên nắm cách tra cứu nhanh trong file PDF
Biết cách tra cứu nhanh giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Một file hai trăm trang nếu tìm bằng mắt có thể ngốn cả buổi sáng. Khi dùng đúng công cụ, việc đó rút xuống còn vài phút. Lợi ích lớn nhất không nằm ở tốc độ thuần túy, mà ở cảm giác chủ động khi làm việc với tài liệu.
Một buổi chiều deadline với hợp đồng bốn mươi trang
Có lần đội ngũ chúng tôi nhận một file hợp đồng bốn mươi trang, deadline chỉ còn một tiếng để duyệt. Thay vì đọc từ đầu, chúng tôi bật ngay ô tìm kiếm và gõ đúng tên điều khoản cần kiểm tra. Chưa đầy năm phút đã khoanh vùng xong toàn bộ đoạn liên quan.
Từ đó, tìm kiếm nhanh trở thành phản xạ mỗi khi mở file dài. Không còn cảnh vừa đọc vừa canh đồng hồ, tim đập nhanh vì sợ trễ hạn.
Hữu ích cho cả dân văn phòng lẫn chủ shop nhỏ
Dân văn phòng gần như ngày nào cũng phải tra cứu hợp đồng hay báo cáo tài chính dạng PDF. Chủ shop nhỏ thì hay lục lại catalogue sản phẩm hoặc bảng giá của nhà cung cấp. Cả hai nhóm đều cần tìm đúng một dòng thông tin thật nhanh giữa hàng chục trang chữ dày đặc. Có bạn từng kể với chúng tôi phải nhờ đồng nghiệp dò giúp vì tìm mãi không ra.
Nhiều chủ shop còn tự làm poster khuyến mãi giữa lúc đang bận tra đơn hàng. Nếu cần công cụ thiết kế ảnh đơn giản cho poster sự kiện gia đình, bạn có thể tham khảo thêm để lên hình nhanh gọn.
Sinh viên cũng là nhóm hưởng lợi rõ nhất. Giáo trình PDF dày cả trăm trang, tra đúng khái niệm cần ôn thi sẽ nhanh hơn hẳn. Không còn phải dò tay lật từng chương như trước.
Mẹo tìm kiếm nhanh trong file PDF dài nhiều trang: các thao tác cụ thể
Phần này đi thẳng vào thao tác cụ thể. Chỉ cần vài phút làm quen là bạn dùng thành thạo ngay.
Bấm tổ hợp phím Ctrl+F hoặc Cmd+F
Mở file PDF lên, bấm Ctrl+F nếu dùng Windows, hoặc Cmd+F nếu dùng máy Mac. Một ô tìm kiếm nhỏ sẽ hiện ra, thường ở góc trên bên phải. Đây là tổ hợp phím tắt, tức bấm hai phím cùng lúc thay vì rê chuột qua nhiều bước.
Với file PDF mở trên Chrome hay Edge, tổ hợp phím này vẫn hoạt động y hệt. Bạn không cần cài thêm phần mềm nào khác.
Gõ từ khóa cụ thể, đừng gõ chung chung
Hãy gõ đúng từ khóa đang cần, càng cụ thể càng tốt. Thay vì gõ “hợp đồng”, bạn nên gõ hẳn “điều khoản thanh toán” hoặc tên riêng của bên liên quan. Từ khóa chung chung dễ trả về hàng chục kết quả trùng, khiến bạn phải lọc lại từ đầu.
Nếu không nhớ chính xác cách viết, thử vài biến thể ngắn. Có dấu và không dấu đôi khi cho kết quả khác nhau, tùy phần mềm đọc PDF đang dùng.
Dùng Find All hoặc Highlight All để thấy hết trong một lần
Nhiều trình đọc PDF có thêm lựa chọn Find All, nghĩa là tìm toàn bộ vị trí xuất hiện của từ khóa cùng lúc. Bật thêm Highlight All, mọi chỗ trùng khớp sẽ được tô màu ngay trên trang. Bạn lướt mắt một lượt là thấy hết, không cần bấm Next từng cái một.
- Trên Windows: Adobe Acrobat Reader hiển thị số kết quả ngay cạnh thanh tìm kiếm.
- Trên Chrome: nhấn Ctrl+F, kết quả hiện dạng “3/12” ở góc màn hình.
- Trên điện thoại: một số ứng dụng chỉ tìm trong trang đang mở, phải lật thủ công sang trang khác.
Ngoài mẹo tìm kiếm, chúng tôi còn gom nhiều thủ thuật máy tính khác. Khi rảnh, bạn có thể xem thêm trong chuyên mục tổng hợp thủ thuật máy tính của trang.
Trên điện thoại cũng tìm được, chỉ khác cách bấm
Nhiều người nghĩ chỉ máy tính mới tìm được trong PDF, thực ra điện thoại cũng làm được. Mở ứng dụng đọc PDF, tìm biểu tượng kính lúp thay vì tổ hợp phím. Chạm vào đó, gõ từ khóa bằng bàn phím ảo là ra kết quả tương tự.
Một số ứng dụng miễn phí giới hạn số lần tìm kiếm mỗi ngày. Gặp trường hợp này, chúng tôi thường chuyển sang mở file bằng Chrome trên điện thoại. Cách tìm kiếm lúc đó giống hệt trên máy tính, không bị giới hạn thêm.
Cẩn thận với file PDF dạng scan
Có loại PDF chỉ là ảnh chụp trang giấy, không phải chữ thật. Với file dạng này, ô tìm kiếm sẽ không cho kết quả nào dù bạn gõ đúng từ. Đây là lỗi thường gặp khiến nhiều người tưởng mình gõ sai.
Cách xử lý là dùng tính năng nhận diện chữ, gọi tắt là OCR. Nói dễ hiểu, OCR quét ảnh và chuyển ngược lại thành chữ có thể tìm kiếm được. Một số phần mềm đọc PDF đã tích hợp sẵn tính năng này trong mục công cụ. Chúng tôi từng mất cả tiếng mới hiểu lý do file không tìm được, hóa ra chỉ vì nó là bản scan.
Biến việc tra cứu PDF thành thói quen nhanh gọn mỗi ngày
Áp dụng đúng mẹo này, việc tìm thông tin trong file PDF dài không còn là nỗi ám ảnh. Chỉ cần nhớ ba bước: bấm phím tắt, gõ từ khóa cụ thể, rồi bật Highlight All. Quen tay rồi, cả thao tác chỉ mất vài giây mỗi lần.
Chúng tôi khuyên bạn thử ngay lần tới khi mở một file PDF dài, đừng đợi đến lúc gấp deadline mới nhớ ra. Chúng tôi cũng thường xuyên cập nhật các mẹo máy tính, file và tiện ích văn phòng, bạn có thể ghé blog của chúng tôi bất cứ lúc nào.
