Nhiều dân văn phòng loay hoay vì thiếu phần mềm miễn phí phù hợp, dù việc cần làm nhiều khi rất đơn giản như nhắc lịch hay xử lý văn bản. Thiếu công cụ đúng, việc nhỏ cũng thành trễ hẹn, khó lòng làm việc hiệu quả hơn.
Có người bỏ tiền mua phần mềm ghi chú đắt đỏ, trong khi công cụ miễn phí sẵn có làm tốt không kém. Vấn đề không nằm ở tiền bạc, mà nằm ở chỗ ít ai chịu tìm hiểu công cụ đang có sẵn.
Dân văn phòng có thể tăng hiệu suất làm việc mà không cần tốn chi phí phần mềm
Nhiều phần mềm tốt nhưng ít người biết đến
Rất nhiều phần mềm miễn phí hiện nay không hề thua kém bản trả phí. Google Keep, bản miễn phí của Todoist, hay Notion cho cá nhân đều đủ mạnh cho công việc văn phòng thông thường. Vấn đề là phần lớn người dùng chỉ cài lên rồi dùng vài tính năng cơ bản. Họ thường bỏ qua nhắc việc lặp lại, đồng bộ nhiều thiết bị, hay chia sẻ ghi chú cho đồng nghiệp. Đó chính là những tính năng làm nên khác biệt thực sự.
Chị Hạnh, làm kế toán ở một công ty nhỏ, từng dùng sổ tay giấy để ghi deadline nộp báo cáo. Cách này dễ quên và dễ thất lạc. Sau khi chuyển sang phần mềm nhắc việc miễn phí, đặt lịch lặp lại hàng tháng, tình trạng trễ báo cáo gần như biến mất. Không tốn một đồng nào, chỉ mất khoảng mười lăm phút để thiết lập ban đầu.
Ngoài phần mềm, không gian làm việc cũng ảnh hưởng tới hiệu suất. Ngồi sai tư thế cả ngày khiến cơ thể mệt mỏi nhanh hơn, dù công cụ có tốt tới đâu. Một góc làm việc tại nhà gọn gàng, có chỗ cất tài liệu quan trọng đàng hoàng cũng đáng đầu tư. Nếu bạn hay giữ giấy tờ, hợp đồng cần bảo mật khi làm việc từ xa, có thể tham khảo thêm cách bố trí két sắt mini cho góc làm việc tại nhà.
Tiết kiệm thời gian cho những việc lặp lại đều đặn
Gửi email nhắc nhở, tổng hợp báo cáo định kỳ và sắp xếp lịch họp đều là việc lặp đi lặp lại theo chu kỳ cố định. Những việc này có thể tự động hoá một phần bằng công cụ miễn phí. Người làm văn phòng nhờ vậy tiết kiệm được vài giờ mỗi tuần, cộng dồn lại thành một khoản thời gian không nhỏ.
Một mẹo khá hữu ích là gắn nhãn màu cho từng loại việc trong phần mềm nhắc việc. Việc gấp tô đỏ, việc thường tô xanh, chỉ liếc qua màu sắc là biết nên làm gì trước. Cách này không tốn thêm phần mềm nào, chỉ tận dụng tính năng có sẵn mà ít người để ý.
Một sai lầm khá phổ biến là bật quá nhiều tự động hoá cùng lúc. Ứng dụng tự gửi email, tự nhắc lịch, tự đồng bộ, tất cả bật lên trong một ngày. Kết quả nhiều khi rối hơn cả lúc chưa dùng phần mềm. Nên bật từng tính năng một, quen rồi mới thêm cái tiếp theo.
Các nhóm phần mềm miễn phí hữu ích cho công việc văn phòng
Phần mềm miễn phí cho dân văn phòng chia làm nhiều nhóm, mỗi nhóm giải quyết một nhu cầu khác nhau. Dưới đây là hai nhóm được nhiều người quan tâm nhất.
Công cụ nhắc việc để không bỏ sót nhiệm vụ
Nhóm này hợp với người quản lý nhiều đầu việc cùng lúc. Google Calendar, Todoist bản miễn phí và Microsoft To Do đều là những cái tên quen thuộc. Các công cụ này cho phép đặt lịch lặp lại theo tuần hoặc theo tháng, rồi tự gửi thông báo trước một ngày.
Cách làm này giảm hẳn tình trạng quên báo cáo, quên gửi hoá đơn cho khách. Lỗi thường gặp là đặt nhắc nhở nhưng không bao giờ tắt thông báo cũ. Thông báo dồn lại khiến người dùng lướt qua cho xong, coi như không nhắc.
Công cụ xử lý văn bản miễn phí thay cho bản quyền đắt tiền
Google Docs, Google Sheets và LibreOffice là ba cái tên thay thế tốt cho Microsoft Office bản trả phí. Cả ba đều mở được hầu hết file .docx, .xlsx nên đồng nghiệp gửi qua vẫn mở tốt. Google Sheets đặc biệt hợp để làm bảng lương, theo dõi công nợ nhỏ.
Với chủ shop nhỏ đang quản lý đơn hàng bằng bảng tính, đến một lúc nào đó bảng tính sẽ không còn đủ sức nữa. Khi đó, có thể cân nhắc thêm dịch vụ thiết kế website bán hàng chuyên nghiệp. Dùng song song với phần mềm văn phòng đang có, việc quản lý đơn hàng sẽ bài bản hơn nhiều.
Một mẹo dùng Google Sheets khá hay là đặt công thức tính tổng tự động ngay từ đầu bảng. Về sau, bạn chỉ cần nhập số mà không cần cộng tay nữa. Nhiều bạn kế toán tiết kiệm được cả buổi cuối tháng nhờ mẹo nhỏ này.
Cách chọn và sử dụng hiệu quả các phần mềm này
Không phải cứ tải nhiều phần mềm là làm việc nhanh hơn. Cài quá nhiều công cụ cùng lúc dễ khiến máy chậm, mỗi phần mềm lại một kiểu giao diện gây rối. Nên chọn hai đến ba công cụ cốt lõi rồi dùng thật thành thạo.
Có đồng nghiệp làm nhân sự từng cài tới năm ứng dụng quản lý công việc khác nhau. Cuối cùng, người này không nhớ nổi việc nào ghi ở ứng dụng nào. Sau khi bỏ bớt, chỉ giữ lại một ứng dụng duy nhất, năng suất làm việc tăng lên rõ rệt.
Công ty mới thành lập thường ít nhân sự, chưa cần công cụ phức tạp. Đây là lúc nên xây dựng thói quen dùng phần mềm miễn phí, gọn nhẹ ngay từ đầu. Điều này có ích trước khi công ty mở rộng quy mô và phát sinh thêm nhu cầu quản trị khác. Với những startup vừa mở văn phòng, việc cân nhắc thêm có nên sắm két sắt điện tử ngay hay chờ có doanh thu rồi tính cũng đáng lưu ý. Nên đặt việc này song song với việc chọn phần mềm quản lý, để tránh phát sinh chi phí không cần thiết ngay từ giai đoạn đầu.
Hai sai lầm hay lặp đi lặp lại khi chọn phần mềm văn phòng là:
- Chọn theo phong trào, thấy đồng nghiệp dùng app nào cũng tải về dù không hợp việc mình đang làm.
- Dùng bản miễn phí nhưng không bao giờ đọc phần cài đặt nâng cao, nên bỏ lỡ tính năng đáng giá nhất.
Đa số người dùng chỉ khai thác chừng hai đến ba phần mười tính năng của một phần mềm miễn phí. Google Sheets có công thức tự động tính tổng, lọc dữ liệu và tạo biểu đồ, nhưng nhiều người chỉ dùng để gõ số. Dành một buổi cuối tuần đọc hướng dẫn, năng suất sẽ khác hẳn. Một mẹo khác là đặt lịch dọn dẹp phần mềm mỗi quý, gỡ app không dùng, xoá tài khoản thừa, máy sẽ nhẹ hơn hẳn.
Chọn đúng công cụ, việc văn phòng nhẹ nhàng hơn mỗi ngày
Câu chuyện của chị Hạnh cho thấy một điều: công cụ không quan trọng bằng cách dùng. Đừng chạy theo số lượng, hãy chọn ít nhưng dùng thật kỹ. Dành thời gian tìm hiểu tính năng nâng cao thay vì dùng nửa vời. Thử nghiêm túc trong một tuần, sự khác biệt trong cách sắp xếp công việc mỗi ngày sẽ hiện rõ.
Nếu vẫn phân vân nên bắt đầu từ đâu, có thể xem thêm một vài mẹo công nghệ khác trên blog của chúng tôi. Ở đó có gợi ý top phần mềm, top công ty, và top giải pháp công nghệ phù hợp cho dân văn phòng. Bắt đầu từ một công cụ nhỏ, dùng quen tay rồi mở rộng dần, vẫn luôn là cách an toàn nhất.
