Mẹo sử dụng máy tính, file, PDF, trình duyệt và tiện ích văn phòng là chủ đề chúng tôi hay chia sẻ nhất. Mỗi tuần, đội ngũ nhận hàng chục câu hỏi tương tự từ bạn đọc. Người thì than thở tìm mãi không ra file vừa lưu. Người khác lại loay hoay không biết ký tên vào file PDF thế nào cho gọn. Có bạn nhắn hỏi vì sao trình duyệt lúc nào cũng nặng, mở lâu, giật lag.
Chúng tôi hiểu cảm giác đó, vì chính đội ngũ cũng từng trải qua. Ngày trước có bạn trong nhóm từng mất gần nửa tiếng chỉ để tìm lại một file báo giá đã lưu tuần trước. Từ đó, chúng tôi bắt đầu ghi chú lại từng mẹo nhỏ, thử nghiệm trên máy thật, rồi mới chia sẻ cho bạn đọc. Bài này là bản tổng hợp những gì chúng tôi thấy hữu ích nhất, viết theo đúng cách chúng tôi vẫn làm hằng ngày.
Vì sao mẹo sử dụng máy tính, file, PDF, trình duyệt và tiện ích văn phòng lại đáng để bạn đầu tư thời gian
Nhiều người nghĩ những mẹo nhỏ này không đáng để học. Họ cho rằng cứ dùng máy tính lâu rồi tự khắc biết. Nhưng thực tế chúng tôi quan sát lại khác hẳn. Một nhân viên văn phòng trung bình mở và đóng hàng chục file mỗi ngày. Họ chuyển qua lại giữa Word, Excel, trình duyệt và phần mềm quản lý công việc liên tục.
Nếu mỗi thao tác chậm đi vài giây, con số đó cộng dồn lại không hề nhỏ. Chúng tôi từng thử tính toán vui trong nội bộ. Một bạn kế toán ở công ty đối tác của chúng tôi tiết kiệm được gần một giờ mỗi ngày chỉ nhờ đổi vài thói quen thao tác file. Đó là lý do chúng tôi tin những mẹo tưởng chừng vặt vãnh này lại đáng giá hơn bạn nghĩ.
Bên cạnh tốc độ, việc thao tác đúng cách còn giúp bạn tránh mất dữ liệu. Chúng tôi từng chứng kiến trường hợp một khách hàng xóa nhầm file quan trọng vì không quen thao tác trên trình duyệt lưu trữ đám mây. Học đúng cách dùng công cụ không chỉ nhanh hơn, mà còn an toàn hơn rất nhiều.
Sắp xếp và tìm file nhanh: thói quen nhỏ, tiết kiệm lớn
Việc đầu tiên chúng tôi khuyên bạn thay đổi là cách đặt tên file. Đừng đặt tên kiểu “tailieu moi” hay “final2”. Hãy đặt tên có ngày tháng và nội dung rõ ràng, ví dụ “baogia_thang7_congtyA”. Cách này giúp bạn tìm lại file cũ chỉ bằng vài từ khóa trong thanh tìm kiếm của Windows.
Một mẹo khác chúng tôi hay dùng là click chuột phải vào file để mở đúng thư mục chứa nó, thay vì lục tung ổ đĩa. Nếu bạn từng cài phần mềm và không nhớ file được lưu ở đâu, thao tác mở đúng thư mục đang chứa file gốc sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian dò tìm thủ công.
Với những phần mềm có nhiều file cài đặt phụ, như driver hay ứng dụng hệ thống, việc xác định đúng vị trí lưu trữ càng quan trọng hơn. Chúng tôi từng hướng dẫn một bạn đọc cách xác định nhanh vị trí file mà phần mềm đang thao tác, nhờ vậy bạn không còn phải đoán mò khi cần dọn dẹp hay kiểm tra lại dữ liệu cũ.
Ngoài ra, chúng tôi khuyên bạn nên tạo thói quen dọn thư mục Downloads mỗi tuần một lần. Đây là nơi file rác tích tụ nhanh nhất, khiến việc tìm file mới lưu trở nên khó khăn hơn hẳn.
Làm việc với PDF không cần phần mềm nặng nề
PDF là định dạng gần như bắt buộc trong công việc văn phòng hiện nay. Hợp đồng, báo giá, hóa đơn, gần như mọi thứ đều xuất ra PDF trước khi gửi đi. Nhưng không phải ai cũng biết cách xử lý PDF một cách gọn nhẹ.
Chúng tôi khuyên bạn nên ưu tiên các công cụ PDF chạy trực tiếp trên trình duyệt thay vì cài thêm phần mềm nặng vào máy. Việc này giúp máy chạy nhẹ hơn, đặc biệt với những máy cấu hình vừa phải. Với nhu cầu ký tên, gộp file hay nén dung lượng PDF, phần lớn trình duyệt hiện đại đều có tiện ích tích hợp sẵn hoặc tiện ích mở rộng miễn phí đáng tin cậy.
Một tình huống chúng tôi gặp khá thường xuyên là khách hàng gửi file PDF quá nặng, không thể đính kèm email. Lúc này, chỉ cần nén lại file trước khi gửi là đủ, không cần chuyển đổi định dạng phức tạp. Chúng tôi từng hỗ trợ một bạn chủ shop online giảm dung lượng file catalogue từ 40MB xuống còn chưa tới 5MB, chỉ bằng một bước nén cơ bản.
Nếu bạn cần ký tên điện tử vào hợp đồng, hãy tìm công cụ hỗ trợ chèn chữ ký trực tiếp lên PDF thay vì in ra ký tay rồi scan lại. Cách làm cũ vừa mất thời gian, vừa dễ khiến bản scan mờ, khó đọc.
Trình duyệt web: gọn tab, nhanh trang, an toàn hơn
Trình duyệt là công cụ chúng ta mở đầu tiên mỗi sáng và đóng lại cuối cùng mỗi tối. Vậy mà rất ít người thực sự tối ưu nó. Chúng tôi thấy nhiều bạn mở tới hai, ba chục tab cùng lúc, rồi thắc mắc vì sao máy chậm.
Một mẹo đơn giản là gom các tab liên quan vào cùng một nhóm, hầu hết trình duyệt hiện nay đều hỗ trợ tính năng này. Bạn cũng nên xóa lịch sử và bộ nhớ đệm định kỳ, khoảng hai tuần một lần là hợp lý. Việc này giúp trình duyệt chạy mượt hơn hẳn, đặc biệt khi bạn hay đăng nhập vào nhiều trang khác nhau trong ngày.
Về bảo mật, chúng tôi luôn khuyên dùng chế độ duyệt web riêng tư khi thao tác trên máy tính công cộng hoặc máy dùng chung. Đừng lưu mật khẩu tự động trên những máy không phải của mình. Đây là lỗi nhỏ nhưng hậu quả có thể rất lớn nếu máy đó bị người khác truy cập.
Chúng tôi cũng khuyến khích bạn chỉ cài tiện ích mở rộng từ nguồn uy tín, tránh những extension lạ yêu cầu quyền truy cập quá nhiều. Một trình duyệt gọn gàng, ít tiện ích rác, luôn chạy nhanh và ổn định hơn nhiều.
Tiện ích văn phòng và phím tắt giúp việc lặp đi lặp lại nhẹ nhàng hơn
Công việc văn phòng có rất nhiều thao tác lặp lại mỗi ngày, từ copy dữ liệu, định dạng bảng tính đến soạn email. Học vài phím tắt cơ bản có thể giúp bạn rút ngắn đáng kể thời gian cho những việc này.
- Phím tắt sao chép và dán định dạng giúp bạn giữ nguyên style văn bản khi chuyển đoạn giữa các file.
- Phím tắt chuyển nhanh giữa các cửa sổ đang mở, rất hữu ích khi bạn phải đối chiếu số liệu giữa hai file cùng lúc.
- Tính năng gợi ý phím ẩn trong bộ Office giúp bạn thao tác nhanh hơn mà không cần rời tay khỏi bàn phím.
Riêng với bộ Office, có một số phím ẩn ít người để ý tới nhưng lại rất tiện khi thao tác nhanh trên bàn phím. Chúng tôi từng ghi lại mẹo bật phím gợi ý ẩn trong Office để bạn không cần dùng chuột cho những thao tác lặp đi lặp lại mỗi ngày.
Ngoài phím tắt, xu hướng dùng công cụ hỗ trợ tự động hóa cũng đang giúp công việc văn phòng nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Chúng tôi từng phân tích xu hướng ứng dụng công nghệ giúp công việc văn phòng nhẹ hơn mỗi ngày, và nhận thấy nhiều doanh nghiệp nhỏ đã tiết kiệm được khá nhiều giờ làm việc thủ công nhờ áp dụng đúng công cụ.
Chúng tôi cũng khuyên bạn nên dành ra khoảng mười phút mỗi tuần để rà lại các tiện ích đang cài trên máy. Gỡ bỏ những phần mềm không dùng tới, cập nhật những công cụ còn hữu ích. Thói quen nhỏ này giúp máy tính luôn nhẹ và các tiện ích văn phòng luôn hoạt động ổn định.
Cuối cùng, chúng tôi vẫn tin rằng những mẹo sử dụng máy tính, file, PDF, trình duyệt và tiện ích văn phòng không cần quá cầu kỳ mới hiệu quả. Chỉ cần bạn kiên trì đổi vài thói quen nhỏ mỗi ngày, công việc sẽ nhẹ nhàng hơn rõ rệt sau một thời gian ngắn. Chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhật thêm những mẹo mới mỗi khi thử nghiệm ra cách làm hay hơn, và rất mong được nghe thêm những thắc mắc thực tế từ chính công việc hằng ngày của bạn.
