Một founder startup từng kể lại chuyện hú vía với chúng tôi. Mở văn phòng được một tháng, laptop và tiền mặt suýt mất vì quên khóa cửa. Mải lo chạy deadline sản phẩm, cả team quên hẳn chuyện an ninh văn phòng cơ bản.
Mở văn phòng được một tháng, laptop và tiền mặt suýt mất vì quên khóa cửa
Founder trong câu chuyện trên mải lo sản phẩm, quên hẳn chuyện an ninh văn phòng cơ bản. May mắn phát hiện kịp trước khi có thiệt hại thật sự xảy ra.
Nhiều startup giai đoạn đầu chỉ nghĩ đến sản phẩm mà bỏ qua rủi ro vật lý rất thực tế. Văn phòng thuê chung, người ra vào đông, rủi ro mất đồ cao hơn nhiều so với nhà riêng.
Vì sao startup nhỏ hay trì hoãn việc đầu tư thiết bị an ninh văn phòng
Ngân sách ưu tiên dồn hết cho sản phẩm, marketing, ít ai nghĩ đến an ninh cơ bản. Mỗi đồng chi ra đều được cân nhắc kỹ, khoản nào chưa cấp thiết thường bị gạt sang sau.
Tâm lý “văn phòng nhỏ chắc không ai để ý” khiến nhiều startup chủ quan. Nhưng thực tế, văn phòng nhỏ đôi khi lại dễ bị nhắm tới hơn vì ít người canh chừng liên tục.
Những gì startup nhỏ thường cần bảo vệ ngay từ ngày đầu
Tiền mặt quỹ nhỏ, con dấu công ty, hợp đồng với nhà đầu tư hoặc đối tác đầu tiên là những thứ cần cất giữ cẩn thận. Mất con dấu hay hợp đồng gốc gây rắc rối pháp lý không nhỏ.
Ổ cứng backup dữ liệu sản phẩm là thứ khó định giá bằng tiền nhưng thiệt hại rất lớn nếu mất. Với startup công nghệ, dữ liệu sản phẩm đôi khi còn quý hơn cả tiền mặt trong két. Với founder làm việc chủ yếu tại nhà thay vì văn phòng, có thể tham khảo thêm két sắt mini cho góc làm việc tại nhà của dân văn phòng, cùng nguyên tắc bảo vệ tài sản nhưng phù hợp quy mô nhỏ hơn.
Vì sao két sắt điện tử phù hợp với văn phòng startup hơn két cơ truyền thống
Két sắt điện tử mở nhanh bằng vân tay hoặc mã số, tiện cho nhóm nhỏ thay phiên nhau dùng chung. Không cần truyền tay chìa khóa vật lý giữa nhiều người như két cơ.
Dễ đổi mã khi có thành viên nghỉ việc, không cần đổi khóa như két cơ. Đây là điểm rất phù hợp với startup, nơi nhân sự có thể thay đổi thường xuyên trong giai đoạn đầu.
Tham khảo mẫu két sắt điện tử phù hợp văn phòng nhỏ
Xem thêm bán két sắt điện tử để so sánh dung tích và mức giá phù hợp ngân sách startup giai đoạn đầu. Không cần chọn loại quá lớn, ưu tiên loại gọn phù hợp diện tích văn phòng thuê chung.
Chi phí đầu tư két sắt so với rủi ro nếu xảy ra mất mát
Nhiều founder ngần ngại chi thêm tiền cho hạng mục tưởng như phụ này, cho tới khi so sánh với chi phí nếu thật sự mất mát xảy ra.
| Tiêu chí | Chi phí sắm két sắt | Thiệt hại nếu mất mát |
|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | Không quá lớn so với ngân sách vận hành hàng tháng | Khó ước tính, tùy loại tài sản bị mất |
| Ảnh hưởng lâu dài | Một lần đầu tư, dùng nhiều năm | Có thể mất hợp đồng gốc, dữ liệu không backup kịp |
Một chiếc két sắt điện tử cỡ nhỏ có giá không quá lớn so với ngân sách vận hành hàng tháng. So với thiệt hại nếu mất hợp đồng gốc hoặc dữ liệu quan trọng, khoản đầu tư này khá nhỏ.
Kinh nghiệm chọn thời điểm đầu tư an ninh văn phòng hợp lý cho startup
Không cần đợi có doanh thu ổn định mới đầu tư, vì rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Nhiều sự cố xảy ra ngay trong những tháng đầu, khi công ty còn chưa kịp có doanh thu.
Có thể bắt đầu từ khoản đầu tư nhỏ, nâng cấp dần khi quy mô công ty lớn hơn. Với văn phòng đang bận rộn chuẩn bị hình ảnh thương hiệu, có thể tham khảo thêm startup nhỏ có nên may áo đồng phục công ty từ sớm để cân đối ngân sách giữa nhiều khoản chi cùng lúc.
Sai lầm khiến startup phải trả giá đắt vì chủ quan về an ninh
Để chìa khóa văn phòng chung cho quá nhiều người mà không kiểm soát là lỗi phổ biến. Không ai nhớ rõ ai đang giữ chìa khóa nào, dễ dẫn tới thất thoát khó truy trách nhiệm.
Chờ đến khi có sự cố mới bắt đầu tìm hiểu về thiết bị bảo vệ tài sản cũng là sai lầm thường gặp. Có thể tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa két sắt điện tử và khóa cơ trước khi quyết định, thay vì chọn vội sau khi đã gặp sự cố.
Với văn phòng cần thêm tài liệu marketing như poster sự kiện, banner giới thiệu công ty, có thể tham khảo thêm vài bí quyết nhỏ để poster đẹp ngay từ lần đầu, áp dụng được cho cả sự kiện ra mắt sản phẩm của startup.
Câu hỏi thường gặp
Startup văn phòng nhỏ nên chọn két sắt điện tử dung tích bao nhiêu?
Với văn phòng dưới mười người, dung tích nhỏ vừa đủ cất giấy tờ, tiền mặt quỹ và một vài thiết bị lưu trữ nhỏ là hợp lý. Không cần chọn loại quá lớn chiếm nhiều diện tích.
Chi phí một chiếc két sắt điện tử cỡ nhỏ khoảng bao nhiêu?
Mức giá tùy thương hiệu và tính năng đi kèm, nhưng nhìn chung không quá lớn so với các khoản chi vận hành văn phòng hàng tháng khác của một startup mới mở.
Nên đặt két sắt ở vị trí nào trong văn phòng thuê chung co-working?
Nên đặt ở góc kín đáo, tránh tầm nhìn từ cửa ra vào hoặc khu vực khách qua lại. Nếu có thể, nên gắn cố định vào tường hoặc sàn để tránh bị mang đi.
Nếu công ty bạn đang cân nhắc trang bị thêm thiết bị an ninh cơ bản, có thể tham khảo thêm trước khi mở rộng quy mô văn phòng, thay vì chờ tới lúc có sự cố mới bắt đầu tìm hiểu.
