Chúng tôi đã đi qua không ít dự án đặt may cho doanh nghiệp, và có một kịch bản lặp đi lặp lại. Khách duyệt mẫu rất kỹ, nhưng khi nhân viên mặc thật thì than nóng, bó và nhanh xuống màu. Vấn đề hiếm khi nằm ở kiểu dáng. Phần lớn nằm ở vải và cách may, hai thứ dễ bị bỏ qua khi người ta chỉ nhìn ảnh mẫu.
Bài này đi qua từng bước của một đơn chuyên may đồng phục công ty, từ xác định mục đích đến chăm sóc sau khi nhận hàng. Với mỗi bước, chúng tôi giải thích vì sao nên làm vậy để bạn tự đánh giá xưởng nào đang làm đúng việc. Nếu bạn cần một đơn vị đáng tin để đối chiếu quy trình, có thể xem dịch vụ may đồng phục công ty theo yêu cầu như một mốc tham khảo.
Trước hết, đồng phục này dùng để làm gì?
Câu hỏi nghe đơn giản nhưng nhiều người bỏ qua. Nhân viên văn phòng, công nhân kho và nhân viên bán hàng tại cửa tiệm có nhu cầu hoàn toàn khác nhau. Người ngồi máy lạnh cả ngày cần bộ đồ nhẹ và gọn gàng. Người làm kho cần vải dày, dễ vận động và không sợ bám bẩn. Nếu chọn chung một kiểu cho cả hai nhóm, gần như chắc chắn sẽ có một nhóm khó chịu.
Hình ảnh thương hiệu cũng phải tính từ đầu. Màu sắc, logo và kiểu cắt là thứ khách hàng nhìn thấy trước tiên. Ngân sách và số lượng cũng ảnh hưởng mạnh đến chất liệu. Vải tốt thường có giá cao hơn, nhưng đặt số lượng lớn sẽ kéo đơn giá xuống đáng kể, nên đôi khi nâng cấp vải lại là phương án tiết kiệm hơn về lâu dài.
Chọn vải theo môi trường làm việc, đừng chọn theo cảm tính
Vải quyết định cảm giác mặc suốt cả ngày. Cotton thấm hút tốt và mềm, nhưng dễ nhăn và lâu khô. Kaki đứng form, trông lịch sự, hợp với đồng phục văn phòng. Thun lạnh co giãn tốt và nhẹ, phù hợp công việc phải vận động nhiều. Polyester bền màu, ít nhăn, nhưng nếu tỷ lệ quá cao thì dễ bí và ra mồ hôi.
Khí hậu nóng ẩm như ở Việt Nam đòi hỏi vải phải thoáng khí. Chúng tôi từng gặp một công ty logistics chọn kaki dày cho đội giao hàng vì trông chỉn chu. Chưa đầy hai tuần, phản hồi về việc nóng bức và ướt lưng đổ về liên tục. Sau đó họ đổi sang thun lạnh pha cotton, mọi chuyện êm hơn hẳn.
Khi đi khảo vải, hãy sờ kỹ và nhìn độ đều của sợi. Hỏi nhà may về độ bền màu và yêu cầu xem mẫu đã giặt. Nếu có thể, giặt thử một mẫu nhỏ vài lần để kiểm tra màu có phai không. Bước này tốn vài ngày, nhưng có thể tiết kiệm cả chục triệu đồng nếu tránh được việc phải may lại.
Quy trình đặt may từ khảo sát đến giao hàng
Đừng lấy size M, L rồi ước lượng cho cả nhóm. Đây là lỗi chúng tôi gặp nhiều nhất. Mỗi người một dáng, và đồng phục chỉnh theo số đo thật sẽ đẹp và thoải mái hơn hẳn. Khảo sát trực tiếp tốn thời gian hơn, nhưng đáng công, vì đây là phần quyết định mọi thứ phía sau.
Sau khi có số đo, bên may sẽ làm mẫu. Hãy thử form trên vài người khác nhau trước khi may hàng loạt. Một mẫu vừa vặn với người cao gầy có thể rộng ở người thấp hơn. Chỉnh sớm thì chi phí thấp, chỉnh khi đã may xong cả trăm chiếc thì rất tốn kém.
Về thời gian, nên tính lùi từ ngày khai trương hoặc sự kiện. Khâu duyệt mẫu và may thường mất vài tuần tùy số lượng. Đặt sát ngày quá khiến nhà may phải làm gấp và dễ sai sót hơn. Các lỗi nhỏ như lệch đường may hay sai màu thường xuất hiện đúng lúc đó.
Thiết kế logo và màu sắc cho đúng nhận diện
Màu chủ đạo nên lấy từ bộ nhận diện thương hiệu, còn màu phụ chỉ nên dùng để điểm xuyết. Dùng quá nhiều màu sẽ khiến đồng phục rối mắt và giảm cảm giác chuyên nghiệp. Một lỗi khác là chọn màu logo quá gần màu áo, khiến logo gần như biến mất khi nhìn từ xa.
Vị trí logo thường là ngực trái, lưng hoặc tay áo. Ngực trái quen thuộc và dễ nhìn khi giao tiếp với khách. Logo ở lưng hợp với đội nhóm hoặc nhân viên giao hàng, vì người ngoài nhìn từ xa đã nhận ra ngay.
Về kỹ thuật in, mỗi cách có ưu nhược riêng:
- In lụa rẻ khi số lượng lớn và màu đẹp, nhưng logo nhiều màu sẽ tốn nhiều lần in.
- In decal linh hoạt với hình phức tạp, nhưng giặt nhiều lần có thể bong tróc ở mép.
- Thêu bền và sang, hợp áo sơ mi và polo, nhưng giá cao hơn và không hợp logo quá chi tiết.
Trước khi chốt, hãy yêu cầu xưởng in thử lên đúng loại vải bạn định dùng. Cùng một mẫu in có thể đẹp trên cotton nhưng nhòe trên thun.
May đặt riêng hay mua đồng phục sẵn?
Đồng phục sẵn nhanh và rẻ, nhưng khó đúng form và size cho cả nhóm. Nếu nhóm có vài người dáng khác nhau, gần như chắc chắn sẽ có người mặc không vừa.
May đặt riêng mất thời gian hơn nhưng vừa vặn, có bản sắc riêng và đúng nhận diện. Với công ty từ vài chục người trở lên, cách này thường đáng đầu tư hơn. Với nhóm nhỏ hoặc đội tạm thời, mua sẵn có thể hợp lý hơn. Quan trọng là đừng chọn theo giá đơn vị mà quên tính chi phí đổi trả.
Những khoản chi phí hay bị phát sinh
Báo giá ban đầu thường chưa tính hết mọi thứ. Phí thiết kế, phí làm mẫu và phí in hoặc thêu logo đôi khi được tách riêng. Hãy hỏi rõ bên may báo giá đã gồm những khoản nào, và yêu cầu ghi thành văn bản.
Sửa size sau khi nhận hàng cũng là khoản dễ bị bỏ sót. Hỏi trước chính sách đổi trả và sửa đổi. Có nơi sửa miễn phí trong vài ngày đầu, có nơi tính phí theo từng chiếc. Chênh lệch này có thể lên đến vài chục phần trăm tổng đơn nếu nhiều người phải sửa.
Sai lầm hay gặp khi đặt đồng phục cho nhân viên
Lỗi đầu tiên là lấy size cho cả nhóm mà không khảo sát. Lỗi thứ hai là chọn màu dễ bám bẩn cho công việc có bụi hoặc dầu mỡ, như màu trắng cho nhân viên kho. Lỗi thứ ba là không chốt mẫu bằng văn bản, rồi nhận hàng khác với những gì đã thỏa thuận.
Đừng coi những tình huống này là chuyện nhỏ. Một lần đặt sai có thể khiến cả nhóm chờ may lại, và nhân viên sẽ mất thêm nhiều tuần mặc đồ không ưng ý.
Chăm sóc đồng phục để giữ màu và form lâu dài
Đồng phục giữ được lâu hay không phụ thuộc nhiều vào cách giặt. Vải màu đậm nên giặt trái áo, dùng nước lạnh và tránh chất tẩy mạnh. Kaki nên ủi ở nhiệt độ vừa phải để không bị bóng. Thun lạnh nên phơi trong bóng râm để không giãn.
Nên chuẩn bị dự phòng thêm vài chiếc cho mỗi size. Khi có chiếc bị rách hoặc hỏng, thay ngay mà không phải đặt may lại từ đầu. Nếu bạn đang quản lý danh sách đặt may qua nhiều đợt, các công cụ văn phòng miễn phí đáng dùng có thể giúp bảng theo dõi size và số lượng gọn gàng hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Chuyên may đồng phục công ty tối thiểu bao nhiêu chiếc?
Mỗi nơi có mức tối thiểu khác nhau, thường từ vài chục chiếc cho mỗi mẫu. Nếu số lượng ít hơn, bạn có thể hỏi về phương án kết hợp hàng sẵn với logo để giảm chi phí.
Thời gian may và giao đồng phục thường mất bao lâu?
Thông thường khoảng hai đến bốn tuần, tính cả khâu duyệt mẫu. Số lượng lớn hoặc logo nhiều chi tiết sẽ lâu hơn, nên đặt sớm trước ngày cần dùng.
Có thể đổi size sau khi nhận hàng không?
Thường là có, nhưng cần hỏi kỹ chính sách. Có nơi chỉ đổi khi lỗi từ nhà may, có nơi cho đổi trong thời gian ngắn. Hãy hỏi trước khi chốt đơn.
Nên chọn vải nào cho nhân viên làm việc ngoài trời?
Cotton pha polyester hoặc thun lạnh là lựa chọn an toàn. Chúng thấm mồ hôi tốt, nhẹ và ít bí hơn kaki dày. Màu sáng vừa phải cũng giúp đỡ nóng hơn màu tối.
Làm sao giữ màu đồng phục không phai sau nhiều lần giặt?
Giặt trái áo, dùng nước lạnh và không ngâm lâu. Tránh phơi trực tiếp dưới nắng gắt và đừng dùng chất tẩy mạnh. Làm đúng cách từ đầu sẽ giữ màu đẹp hơn rất nhiều.
Đồng phục tốt không chỉ là bộ đồ đẹp trên mẫu, mà là bộ đồ nhân viên muốn mặc mỗi ngày. Nếu bạn đang chuẩn bị đặt may, hãy bắt đầu bằng việc khảo sát người mặc thật và thử vải trước khi chốt. Khi đã có số đo và mẫu chốt, việc theo dõi đơn hàng sẽ gọn hơn nhiều, đặc biệt với nhóm đặt nhiều đợt.